Kako se bliži kraj poslovne ili kalendarske godine, počinje se spominjati i projekt godišnje inventure. S obzirom na zakonsku obvezu, inventura se mora odraditi minimalno jednom godišnje, a poznato je da i sami skladišni radnici ali i uprava taj projekt često ne odrađuju sa zadovoljstvom.

Međutim, inventura uopće ne mora biti kaotična ili stresna za radnike i tvrtku. Ona je zapravo odraz cjelogodišnjeg upravljanja skladištem, robom, zalihama i ostalom imovinom koja pripada završnom izvještaju, te kao takva ima mnoge benefite za uspješno vođenje tvrtke. Kako bi se sam proces olakšao, postoje specijalizirani softveri za upravljanje i automatizaciju procesa u skladištu, no prije nego se dotaknemo svih prednosti takvog softvera, trebamo detaljnije definirati što je to točno inventura i kada se i zašto provodi.

Što je inventura?

Inventura je zakonski definiran proces koji obuhvaća godišnji popis imovine, obveza i kapitala a provodi se kako bi se uskladilo knjigovodstveno stanje sa stvarnim stanjem sve tvrtkine imovine i obveza.

Sam proces inventure u pogledu skladišnog poslovanja odnosi se na brojanje količina zaliha u skladištu te provjeru njihovog stanja.

Naime, cilj inventure je prebrojati svaki artikl u skladištu kako bi se utvrdio manjak ili višak stanja u odnosu na knjigovodstvene brojke, te u konačnici ustvrdio inventurni višak ili manjak stanja.

U Hrvatskoj, inventura je propisana kao zakonska obveza, te je definirana Zakonom o računovodstvu, Zakonu o porezu na dobit i Općem poreznom zakonu. 

Vrijeme provođenja i vrste inventure

Iako Zakon jasno ne definira točan datum provođenja inventure, tvrtke su dužne provesti taj proces najkasnije s krajem poslovne godine kada je potrebno popisati imovinu i uskladiti taj popis s knjigovodstvenim stanjem. Prema našim iskustvima, godišnja inventura se u većini slučajeva obavlja krajem godine, prije 31.12. tekuće godine i prije otvaranja nove poslovne godine, kako bi se u novu godinu krenulo s „čistim“ stanjem. Inventura je također obveza i kod promjene statusa tvrtke poput likvidacija i stečaja ali mi ćemo se ovdje fokusirati na inventuru u redovitom poslovanju.

Kada govorimo o vrstama inventure, najčešće se provodi već spomenuta redovita inventura – krajem poslovne godine gdje je predmet popisa cjelokupna imovina i obveze tvrtke. Izvanredna inventura se pak provodi kod izvanrednih promjena, poput prodaje, stečaja ili likvidacije kompanije, ili prilikom posebnih zahtjeva za izvanrednim popisom imovine unutar tvrtke. Treća vrsta inventure vodi se u tvrtkama koje imaju skladišta s velikim prometom i velikim količinama robe, a radi kontinuiranog provođenja, dobila je i takav naziv – kontinuirana inventura, eng. Cycle count.

Izazovi inventure

Što se smatra precizno vođenim skladištem? Cilj svakog uređenog skladišta je imati preko 97% točnosti robe koja je na stanju. U velikoj većini slučaja, situacija nije takva, te inventura pokaže višak ili manjak stvarnog stanja zaliha.

Do viškova ili manjkova uglavnom dolazi zbog ljudske pogreške u skladištu, nepravovremenog evidentiranja robe, ali i radi isteka roka trajanja, slučajnog uništenja robe i sličnih razloga.

Ukoliko se inventura provodi ručno, s ispisanim inventurnim listama, ona može biti dugotrajan proces koji je zbog ljudskog faktora izrazito sklon greškama. Tvrtke koje se oslanjaju na ručno popisivanje, excel tablice i pristupaju inventuri bez sustava, moraju prebrojavati cijele palete robe, sa svakim pojedinim proizvodom koji se nalazi na pojedinim transportnim jedinicama. Na taj način se nepotrebno produljuje proces bilježenja te se povećava mogućnost pogreške. Također, u takvoj situaciji potrebno je i povećati radnu snagu kroz dodatno privremeno zapošljavanje novih zaposlenika, što znatno može utjecati na troškove, a što u trenutnoj situaciji s manjkom radne snage nikako nije prihvatljivo. Dodatno, bez softverskog sustava, skladišta nemaju striktno definirane lokacije robe i samo pretraživanje je produljeno.

Kako smanjiti pogreške u inventuri pomoću WMS-a?

Postoje različiti savjeti kako načelno provoditi inventuru i smanjiti broj pogrešaka i cijeli proces olakšati svim sudionicima. Ako ste već odradili koju godišnju inventuru, vjerojatno ste s nekima već i upoznati. Mi ćemo se ovdje fokusirati na benefite koje možete dobiti koristeći softversko rješenje Warehouse Management System koji zbog svoje automatizacije skladišnih procesa iznimno olakšava proces.

Ako se pitate kako krenuti s inventurom i kakvi su savjeti za njeno uspješno provođenje, stručnjaci se slažu da je krucijalna dobra i kvalitetna priprema koja olakšava proces, a ona se može napraviti kvalitetnim označavanjem, jasnim uputama i inventurnim listama, sve opcijama koje WMS automatski nudi. 

Warehouse Management System i njegova produljena ruka u vidu barkod terminala donose nekoliko benefita koji će poboljšati preciznost vođenja skladišta i olakšati inventuru.

Proces praćenja artikla počinje njegovim ulaskom u skladište pri čemu djelatnik sa skenerom očita proizvod. Potom se to očitanje nastavlja svakom promjenom stanja poput premještaja, komisioniranja, pakiranja i svih drugih mijenjanja statusa robe. Ti statusi i zapisi o svakom koraku artikla u skladištu direktno se bilježe u WMS-u, pa svi korisnici WMS-a u skladištu u svakom trenutku znaju točnu lokaciju i stanje robe. Tako nastaje kvalitetna priprema i temelj za samu inventuru.

Ne samo da je putem WMS-a moguće zbog takvog načina praćenja dobiti iznimno precizan uvid u stanje zaliha, nego se Warehouse Management System lako integrira s postojećim ERP sustavom kompanije, pa je stanje skladišta moguće vidjeti na svim razinama kompanije.

Brža i preciznija inventura

WMS omogućuje da se automatski generiraju izvještaji o stanju na skladištu, pa je teoretski moguće brze inventure imati na tjednoj, ili čak dnevnoj bazi. Kada se radi o sveobuhvatnoj godišnjoj inventuri, napredni softverski sustav za upravljanje procesima u skladištu omogućuje lakše brojanje artikala. Djelatnici imaju precizan uvid u stanje i lokaciju robe na skladištu, pa je proces inventure ubrzan, a ponovno skeniranje olakšava i smanjuje potencijal za pogreške. Također, djelatnici su prilikom popisivanja artikala navođeni ručnim terminalima, po logičnom slijedu lokacija u skladištu, te se na taj način minimiziraju pogreške. Ako imate neotvorene palete i zapakirane proizvode, jednostavnim skenom barkoda moguće je „prebrojati“ veliku količinu proizvoda iznimno brzo.

Kontinuirano automatizirano vođenje skladišta odlična je osnova i priprema za inventuru. Poznato je na kojoj se lokaciji unutar skladišta nalazi roba, koliko je ima i ostali statusi samog artikla. WMS sustav može pripremiti izrazito točne inventurne liste, a zbog prirode stalnog praćenja stanja, sam proces inventure će biti brži i točniji.

Kao posljedica korištenja WMS-a, smanjit će se inventurni višak i manjak. Oni su i dalje mogući, jer i dalje unutar kompanije značajnu ulogu imaju ljudi, a pogreške se događaju. Ipak, uz WMS one su minimizirane. Isto kao što Warehouse Management System donosi veću efikasnost i uštede u svakodnevnom poslovanju, tako i ubrzava proces inventure koji je uz to mnogo precizniji. Koje sve benefite možete očekivati nakon implementacije WMS-a, saznajte na sljedećem linku.