Tvrtke koje odlučuju o modernizaciji i poboljšanju svojih operativnih procesa u skladištu kroz implementaciju WMS sustava, često se susreću s mnoštvom upitnika i nepoznanica kad je riječ o samom procesu implementacije.

Prednosti ili glavne značajke WMS-a uglavnom se djelomično znaju i prije samog kontakta s pružateljem WMS softvera. Međutim, detaljan proces i trajanje implementacije, kako krenuti, tko su odgovorne osobe te korisni savjeti za što bolju pripremu često su nepoznanica.

Kako bismo pomogli oko toga, ovdje ćemo pokušati odgovoriti na sva pitanja koja su povezana s implementacijom WMS-a, na temelju našeg dugogodišnjeg iskustva i brojnih uspješnih implementacija.

Za početak, bitno je definirati i što je tvrtkama koje implementiraju WMS bitno i što žele takvom implementacijom postići. Prema našem dosadašnjem iskustvu, tvrtke najčešće žele:

  • Zadovoljstvo kod odabira pravog WMS softvera za njihove procese (dugoročno gledano),
  • Ostvariti povrat investicije u što kraćem roku,
  • Provesti efikasnu i uspješnu implementaciju sa što manje stresa,
  • Ostvariti uspjeh i pozitivne pomake u procesima u što kraćem roku.

Također, treba naglasiti da WMS implementacija ima svoje specifičnosti, koje je vrlo bitno znati i prije samog početka.

Specifičnosti implementacije WMS sustava

1. WMS softver mora uspješno uskladiti fizičko, stvarno stanje skladišnih zgrada, zaliha, artikala i radnika s logičkim operacijama samog softvera. Ukoliko se ovaj dio ne odradi pravilno, moguće su poteškoće u radu i nakon same implementacije.

2. U mnogim distribucijskim centrima već su uspostavljeni kompleksni procesi i operacije, s velikom količinom artikala koji kolaju unutar skladišta, ali i ulaze i izlaze iz skladišta. Sve je to potrebno uskladiti prije puštanja WMS sustava u rad.

3. Često postoje ovisnosti jednog dijela sustava s drugim. Na primjer, usporenje u procesu komisioniranja (pickinga), uzrokovat će situaciju da osobe koje pakiraju robu nemaju dovoljno posla u tom trenutku, što uzrokuje nepotrebne troškove.

4. Ljudski otpor prema modernizaciji javlja se često. Radnici su do sada radili po svojim “pravilima”, te je svaka nova promjena nepoželjna. WMS uvodi red, te radnici to shvate, ali tek nakon određenog vremena. Treba biti spreman na edukaciju radnika.

Koje osobe su zadužene za implementaciju?

Kako bi implementacija bila što jednostavnija i što brža, bitno je da su unaprijed definirane uloge, i na strani pružatelja WMS usluge, ali i na strani klijenta.

Kod pružatelja, često su ključne sljedeće uloge:

  • Projektni voditelj implementacije – osoba zadužena za glavni kontakt sa strane pružatelja WMS-a. Mora biti uključena od inicijalnih sastanaka prilikom dogovaranja implementacije, kroz cijeli tehnički proces implementacije, te biti spremana i na podršku nakon uspješne implementacije. To mora biti osoba koja ima iskustva u barem nekoliko uspješnih implementacija. Odgovara klijentu na sva pitanja i dolazi kod klijenta u skladište radi davanja savjeta i odgovaranja na konkretna pitanja. Često vrši i inicijalnu edukaciju i trening voditelja skladišta i ostalih radnika u skladištu o korištenju nove aplikacije. Vodi računa da se projekt vodi po projektnoj listi zadataka te da svaka strana izvršava svoje zadatke.
  • Tehnički specijalist implementacije – Osoba zadužena za tehničke detalje oko implementacije, koja radi na usklađivanju i integraciji postojećeg ERP rješenja kod klijenta s novim WMS sustavom, te provodi inicijalna testiranja i validacije programa. Također daje podršku klijentu i korisnicima unutar skladišta. Zadužena je za pomoć oko tehničke strane implementacije.

Na strani klijenta, najbitnija osoba za uspješnu implementaciju je voditelj skladišta/logistike/distribucije. Ta osoba je glavna dodirna točka između pružatelja WMS-a i svih ostalih internih sudionika. To je osoba koja je odgovorna za izvršavanje svih zadataka na strani klijenta, te je zadužena za komunikaciju s pružateljem WMS usluge. S obzirom na najbolju upućenost u trenutne procese u skladištu, ona može postaviti najbolja pitanja te se zalaže za uspješnu implementaciju i rješenja koja će biti napravljena baš za tog klijenta. Često se na strani klijenta javljaju i osobe iz odjela prodaje i/ili nabave, s obzirom da one na dnevnoj bazi koriste ERP rješenje.

Također, vrlo bitno je da postoji suglasnost na razini tvrtke o samoj implementaciji WMS-a, a snažnu ulogu ovdje imaju direktori ili članovi uprave. Upravo oni su ti koji moraju “pogurati” kada je potrebno i dati support ostalim zaposlenicima u firmi, kako bi se sustav što lakše i bezbolnije implementirao.

Koliko u prosjeku traje implementacija?

S ovim pitanjem se susrećemo jako čisto, ali na njega nije lako dati jednoznačan odgovor, s obzirom da implementacija ovisi o velikom broju faktora, kao što su:

  • razina kompleksnosti projekta,
  • razina kompleksnosti procesa u skladištu i potrebne automatizacije,
  • kompleksnost integracija s trećim sustavima, najčešće ERP-ovima, te, vrlo bitno,
  • količina slobodnih, ljudskih resursa za implementaciju.

Što brže pružatelj usluge može doći do informacija koje su mu potrebne, brže se rješavaju pojedinačni problemi i brže se napreduje u procesu.

Prema našim dosadašnjim iskustvima, za uspješnu implementaciju potrebno je od 3 do 6 mjeseci. Naravno, neki naši postojeći klijenti uspješno su odradili implementaciju WMS-a i u kraćem vremenskom periodu od 3 mjeseca, ali s obzirom na kompleksnost projekta, to se događa rijetko.

Često se na strani klijenta javlja situacija da osoba zadužena za vođenje implementacije nema dovoljno slobodnog vremena da se u potpunosti bavi implementacijom. To može rezultirati probijanjem prvotno dogovorenih rokova, ili, još gore, forsiranjem implementacije unutar roka ali s nedovoljno pripreme i treninga.

Upravo radi toga, potrebno je biti svjestan kompleksnosti i iskreno postaviti rokove, bez nepotrebnog požurivanja projekta.

Uz iznad navedene stvari, bitno je pravilno planirati implementaciju, te konstantno pratiti razvoj projekta po hodogramu.

Hodogram projekta implementacije

Kako bismo bili sigurni da se projekt odvija u zadanom roku, najčešće radimo detaljan hodogram projekta, podijeljen u 4 temeljne faze implementacije:

1. Dizajn WMS sustava,

2. Razvoj specifičnih featurea,

3. Testiranje sustava i trening osoblja, te,

4. Deployment sustava, tj. puštanje u produkciju.

Sam hodogram, tj. project timeline otprilike izgleda ovako:

Hodogram WMS implementacije

Vrlo je bitno unaprijed anticipirati potencijalna otezanja i kašnjenja u projektu, s obzirom na sve specifičnosti koje jedan takav projekt donosi.

Korisni savjeti za uspješnu implementaciju: tips & tricks

  • Tijekom implementacije, korisno je detaljno voditi popis i status zadataka za koje su obje strane zadužene, kako bismo bolje mogli pratiti napredak. Također, detaljan popis otvorenih pitanja uvijek je dobrodošao kako bi se sva pitanja raščistila prije go-live dana.
  • Uvijek je bitno definirati jednu osobu sa strane klijenta koja ima ovlasti donijeti neku odluku i odgovoriti na pitanje tijekom testiranja.
  • Unaprijed se moraju definirati sve vrste dokumenata koje inače kolaju unutar ERP sustava i kojima se manipulira robom, kako bi se WMS što bolje mogao postaviti.
  • Prije samog početka, korisno je posavjetovati se s WMS pružateljem o tlocrtu skladišta i položaju regala, te označavanju lokacija unutar regala. Na taj način pružatelj WMS usluga može dati korisne savjete prije nego što se skladište fizički posloži.
  • Često se kaže da većina problema nakon implementacije dolazi radi nedovoljnog testiranja i edukacije zaposlenika. Obje strane u procesu trebaju uložiti dodatan napor kako bi se oboje kvalitetno odradilo.

Nadamo se da smo ovime odgovorili na mnoga pitanja u vezi implementacije, te da su stvari sad mnogo jasnije.

Aktiva Info ima bogato iskustvo u implementacijama u regiji, te smo spremni odgovoriti na sva pojedinačna pitanja i dati korisne i konkretne savjete. Javite nam se na contact@aktiva-info.hr ili putem kratke kontakt forme, a više o našem Servis24 WMS-u saznajte na sljedećem linku.