Uvod

Tvrtke koje se odlučuju modernizirati i unaprijediti svoje skladišne operativne procese kroz uvođenje WMS sustava često nailaze na mnoge nedoumice i nejasnoće vezane uz sam proces implementacije.

Prednosti ili ključne funkcionalnosti WMS-a obično su djelomično poznate prije kontakta s pružateljem WMS softvera. No, detaljni postupak i trajanje implementacije, kako započeti, tko su odgovorni sudionici i korisni savjeti za optimalnu pripremu često ostaju nepoznati.

Kako bismo pružili pomoć u tom pogledu, u ovom ćemo članku pokušati odgovoriti na sva pitanja vezana uz implementaciju WMS-a, temeljeno na našem dugogodišnjem iskustvu i brojnim uspješno provedenim implementacijama.

Predradnje – definiranje ciljeva implementacije

Prije svega, važno je utvrditi što tvrtkama koje uvode WMS sustav predstavlja prioritet i što žele postići implementacijom. Na temelju našeg iskustva, tvrtke najčešće žele:

• Osigurati zadovoljstvo odabirom pravog WMS softvera za svoje procese (iz dugoročne perspektive),
• Ostvariti povrat ulaganja u što kraćem vremenskom roku,
• Provesti učinkovitu i uspješnu implementaciju s minimalnim stresom,
• Postići uspjehe i pozitivne promjene u procesima u što kraćem roku.

Također, treba naglasiti da WMS implementacija ima svoje specifičnosti, koje je vrlo bitno znati i prije samog početka.

Specifičnosti implementacije WMS sustava

1. WMS softver treba uspješno povezati fizičko stanje skladišnih zgrada, zaliha, proizvoda i radnika s logičkim operacijama samog softvera. Ako se ovaj dio ne odradi ispravno, moguće su poteškoće u radu čak i nakon implementacije.

2. U mnogim distribucijskim centrima i skladištima već su uspostavljeni složeni procesi i operacije s velikim brojem proizvoda koji cirkuliraju unutar skladišta te ulaze i izlaze iz njega. Sve to treba uskladiti prije puštanja WMS sustava u rad.

3. Često postoji međuzavisnost između različitih dijelova sustava. Na primjer, usporenje u procesu komisioniranja može dovesti do toga da osobe zadužene za pakiranje nemaju dovoljno posla u tom trenutku, što uzrokuje nepotrebne troškove.

4. Ljudski otpor prema modernizaciji česta je pojava. Radnici su navikli raditi po svojim “pravilima”, te svaka nova promjena može biti nepoželjna. WMS uvodi red, a radnici to prihvaćaju tek nakon određenog vremena. Potrebno je biti spreman na ulaganje vremena u edukaciju radnika.

Koje osobe sudjeluju u procesu implementacije?

Kako bi implementacija bila što brža i jednostavnija, važno je unaprijed odrediti uloge na strani pružatelja WMS usluge i na strani klijenta.

Kod pružatelja, često su ključne sljedeće uloge:

• Voditelj projekta implementacije – osoba odgovorna za glavni kontakt s pružateljem WMS-a. Uključena je od početnih sastanaka tijekom dogovaranja implementacije, kroz cijeli tehnički proces, te pruža podršku nakon uspješne implementacije. Mora imati iskustva s barem nekoliko uspješnih implementacija. Odgovara na pitanja klijenta, savjetuje ga te provodi početnu edukaciju radnika u skladištu. Nadgleda projekt prema planu zadataka i osigurava da sve strane izvršavaju svoje zadatke.
• Tehnički stručnjak za implementaciju – osoba zadužena za tehničke detalje implementacije, koja radi na usklađivanju i integraciji postojećeg ERP rješenja klijenta s novim WMS sustavom. Provođenje inicijalnih testiranja i validacija programa također spada u njegove zadatke. Pruža podršku klijentu i korisnicima unutar skladišta te pomaže u tehničkom dijelu implementacije.

Na strani klijenta, ključna osoba za uspješnu implementaciju je voditelj skladišta/logistike/distribucije. Ta osoba predstavlja glavnu vezu između pružatelja WMS-a i ostalih internih sudionika. Odgovorna je za izvršavanje zadataka na strani klijenta i komunikaciju s pružateljem WMS usluge. Zahvaljujući dobrom poznavanju trenutnih procesa u skladištu, postavlja relevantna pitanja i zalaže se za uspješnu implementaciju novog rješenja.

Često se u proces implementacije uključuju i osobe iz prodaje i/ili nabave, budući da oni redovito koriste ERP rješenje koje se u nekim dijelovima mora uskladiti s WMS sustavom.

Također, važno je postići suglasnost na razini cijele tvrtke o implementaciji WMS-a, gdje direktori ili članovi uprave igraju snažnu ulogu. Oni su ti koji pružaju potporu ostalim zaposlenicima kako bi se sustav što lakše i bezbolnije implementirao.

Koliko u prosjeku traje implementacija?

S ovim pitanjem se susrećemo jako često, ali jednoznačan odgovor nije jednostavan jer implementacija ovisi o mnogim faktorima, kao što su:

• razina složenosti procesa u skladištu i potrebna automatizacija,
• kompleksnost integracija s trećim sustavima, najčešće ERP-ovima,
• te vrlo bitno, raspoloživost ljudskih resursa za implementaciju.

Što brže pružatelj usluge može doći do informacija koje su mu potrebne, brže se rješavaju pojedinačni problemi i brže se napreduje u procesu.

Prema našim dosadašnjim iskustvima, za uspješnu implementaciju potrebno je od 3 do 6 mjeseci. Naravno, neki naši postojeći klijenti uspješno su odradili implementaciju WMS-a i u kraćem vremenskom periodu od 3 mjeseca, ali s obzirom na kompleksnost projekta, to se događa rijetko.

Često se na strani klijenta javlja situacija da osoba zadužena za vođenje implementacije nema dovoljno slobodnog vremena da se u potpunosti bavi implementacijom. To može rezultirati probijanjem prvotno dogovorenih rokova, ili, još gore, forsiranjem implementacije unutar roka ali s nedovoljno pripreme i treninga.

Upravo radi toga, potrebno je biti svjestan kompleksnosti i iskreno postaviti rokove, bez nepotrebnog požurivanja projekta.

Uz iznad navedene čimbenike, bitno je pravilno planirati implementaciju, te konstantno pratiti razvoj napredak projekta prema planu.

Plan projekta implementacije

Kako bismo osigurali da se projekt odvija prema predviđenom roku, obično kreiramo detaljan plan/hodogram projekta, podijeljen u četiri osnovne faze implementacije:

1. Dizajniranje WMS sustava,

2. Razvijanje specifičnih funkcionalnosti,

3. Testiranje sustava i trening osoblja, te,

4. Stavljanje sustava u pogon, tj. puštanje u produkciju.

Sam hodogram, tj. plan projekta otprilike izgleda ovako:

Iznimno je važno unaprijed predvidjeti moguće poteškoće i kašnjenja u projektu, s obzirom na sve specifičnosti koje ovakav projekt nosi sa sobom.

Korisni savjeti za uspješnu implementaciju: tips & tricks

• Tijekom implementacije, korisno je pažljivo pratiti popis i status zadataka za koje su obje strane odgovorne, kako bismo bolje mogli pratiti napredak. Također, detaljan popis otvorenih pitanja uvijek je koristan kako bi se sva pitanja razjasnila prije puštanja u rad.
• Uvijek je važno imenovati jednu osobu s klijentove strane koja ima ovlasti donositi odluke i odgovarati na pitanja tijekom testiranja.
• Unaprijed moraju biti definirane sve vrste dokumenata koji se obično koriste unutar ERP sustava i koji se odnose na robu, kako bi se WMS mogao što bolje postaviti.
• Prije samog početka, korisno je konzultirati se s pružateljem WMS-a o tlocrtu skladišta, položaju polica i označavanju lokacija unutar polica. Na taj način, pružatelj WMS usluga može dati korisne savjete prije nego što se skladište fizički organizira.
• Često se ističe da većina problema nakon implementacije proizlazi iz nedovoljnog testiranja i obuke zaposlenika. Obje strane u procesu trebaju uložiti dodatne napore kako bi se oba aspekta kvalitetno odradila.

Nadamo se da smo ovim odgovorima razjasnili mnoga pitanja vezana uz implementaciju i da su stvari sada mnogo jasnije.

Aktiva Info ima bogato iskustvo u implementacijama u regiji i spremni smo odgovoriti na sva pojedinačna pitanja te pružiti korisne i konkretne savjete. Javite nam se na contact@aktiva-info.hr ili putem kratke kontakt forme, a više o našem Servis24 WMS-u saznajte na sljedećem linku.