Kategorija: Uncategorized @hr

Kako se približava kraj poslovne ili kalendarske godine, tema godišnje inventure sve se češće spominje. Budući da je inventura zakonski obavezna barem jednom godišnje, poznato je da skladišni radnici, ali i uprava, često ne pristupaju tom projektu s oduševljenjem.

Iako je godišnja inventura zakonska obveza, ne mora nužno biti stresna za radnike i tvrtku. Kada se pravilno izvodi, ona zapravo odražava cjelogodišnje upravljanje skladištem, robom, zalihama i ostalom imovinom koja pripada završnom izvještaju, te ima mnoge benefite za uspješno poslovanje tvrtke. Softveri za upravljanje i automatizaciju procesa u skladištu mogu olakšati sam proces inventure, no prije nego se dotaknemo svih prednosti takvog softvera, trebamo detaljnije definirati što je točno inventura, kada se provodi i zašto.

Što je inventura?

Inventura je zakonski definiran proces koji obuhvaća godišnji popis imovine, obveza i kapitala a provodi se kako bi se uskladilo knjigovodstveno stanje sa stvarnim stanjem sve tvrtkine imovine i obveza.

Sam proces inventure u pogledu skladišnog poslovanja odnosi se na brojanje količina zaliha u skladištu te provjeru njihovog stanja.

Naime, cilj inventure je prebrojati svaki artikl u skladištu kako bi se utvrdio manjak ili višak stanja u odnosu na knjigovodstvene brojke, te u konačnici ustvrdio inventurni višak ili manjak stanja.

U Hrvatskoj, inventura je propisana kao zakonska obveza, te je definirana Zakonom o računovodstvu, Zakonu o porezu na dobit i Općem poreznom zakonu. 

Vrijeme provođenja i vrste inventure

Iako Zakon jasno ne definira točan datum provođenja inventure, tvrtke su dužne provesti taj proces najkasnije s krajem poslovne godine kada je potrebno popisati imovinu i uskladiti taj popis s knjigovodstvenim stanjem. Prema našim iskustvima, godišnja inventura se u većini slučajeva obavlja krajem godine, prije 31.12. tekuće godine i prije otvaranja nove poslovne godine, kako bi se u novu godinu krenulo s „čistim“ stanjem. Inventura je također obveza i kod promjene statusa tvrtke poput likvidacija i stečaja ali mi ćemo se ovdje fokusirati na inventuru u redovitom poslovanju.

Kada govorimo o vrstama inventure, najčešće se provodi već spomenuta redovita inventura – krajem poslovne godine gdje je predmet popisa cjelokupna imovina i obveze tvrtke. Izvanredna inventura se pak provodi kod izvanrednih promjena, poput prodaje, stečaja ili likvidacije kompanije, ili prilikom posebnih zahtjeva za izvanrednim popisom imovine unutar tvrtke. Treća vrsta inventure vodi se u tvrtkama koje imaju skladišta s velikim prometom i velikim količinama robe, a radi kontinuiranog provođenja, dobila je i takav naziv – kontinuirana inventura, eng. Cycle count.

Izazovi inventure

Što se smatra precizno vođenim skladištem? Cilj svakog uređenog skladišta je imati preko 97% točnosti robe koja je na stanju. U velikoj većini slučaja, situacija nije takva, te inventura pokaže višak ili manjak stvarnog stanja zaliha.

Do viškova ili manjkova uglavnom dolazi zbog ljudske pogreške u skladištu, nepravovremenog evidentiranja robe, ali i radi isteka roka trajanja, slučajnog uništenja robe i sličnih razloga.

Ukoliko se inventura provodi ručno, s ispisanim inventurnim listama, ona može biti dugotrajan proces koji je zbog ljudskog faktora izrazito sklon greškama. Tvrtke koje se oslanjaju na ručno popisivanje, excel tablice i pristupaju inventuri bez sustava, moraju prebrojavati cijele palete robe, sa svakim pojedinim proizvodom koji se nalazi na pojedinim transportnim jedinicama. Na taj način se nepotrebno produljuje proces bilježenja te se povećava mogućnost pogreške. Također, u takvoj situaciji potrebno je i povećati radnu snagu kroz dodatno privremeno zapošljavanje novih zaposlenika, što znatno može utjecati na troškove, a što u trenutnoj situaciji s manjkom radne snage nikako nije prihvatljivo. Dodatno, bez softverskog sustava, skladišta nemaju striktno definirane lokacije robe i samo pretraživanje je produljeno.

Kako smanjiti pogreške u inventuri pomoću WMS-a?

Postoje različiti savjeti kako načelno provoditi inventuru i smanjiti broj pogrešaka i cijeli proces olakšati svim sudionicima. Ako ste već odradili koju godišnju inventuru, vjerojatno ste s nekima već i upoznati. Mi ćemo se ovdje fokusirati na benefite koje možete dobiti koristeći softversko rješenje Warehouse Management System koji zbog svoje automatizacije skladišnih procesa iznimno olakšava proces.

Ako se pitate kako krenuti s inventurom i kakvi su savjeti za njeno uspješno provođenje, stručnjaci se slažu da je krucijalna dobra i kvalitetna priprema koja olakšava proces, a ona se može napraviti kvalitetnim označavanjem, jasnim uputama i inventurnim listama, sve opcijama koje WMS automatski nudi. 

Warehouse Management System i njegova produljena ruka u vidu barkod terminala donose nekoliko benefita koji će poboljšati preciznost vođenja skladišta i olakšati inventuru.

Proces praćenja artikla počinje njegovim ulaskom u skladište pri čemu djelatnik sa skenerom očita proizvod. Potom se to očitanje nastavlja svakom promjenom stanja poput premještaja, komisioniranja, pakiranja i svih drugih mijenjanja statusa robe. Ti statusi i zapisi o svakom koraku artikla u skladištu direktno se bilježe u WMS-u pa svi korisnici WMS-a u skladištu u svakom trenutku znaju točnu lokaciju i stanje robe. Tako nastaje kvalitetna priprema i temelj za samu inventuru.

Ne samo da je putem WMS-a moguće zbog takvog načina praćenja dobiti iznimno precizan uvid u stanje zaliha, nego se Warehouse Management System lako integrira s postojećim ERP sustavom kompanije, pa je stanje skladišta moguće vidjeti na svim razinama kompanije.

Brža i preciznija inventura

WMS omogućuje da se automatski generiraju izvještaji o stanju na skladištu, pa je teoretski moguće brze inventure imati na tjednoj, ili čak dnevnoj bazi. Kada se radi o sveobuhvatnoj godišnjoj inventuri, napredni softverski sustav za upravljanje procesima u skladištu omogućuje lakše brojanje artikala. Djelatnici imaju precizan uvid u stanje i lokaciju robe na skladištu, pa je proces inventure ubrzan, a ponovno skeniranje olakšava i smanjuje potencijal za pogreške. Također, djelatnici su prilikom popisivanja artikala navođeni ručnim terminalima, po logičnom slijedu lokacija u skladištu, te se na taj način minimiziraju pogreške. Ako imate neotvorene palete i zapakirane proizvode, jednostavnim skenom barkoda moguće je „prebrojati“ veliku količinu proizvoda iznimno brzo.

Kontinuirano automatizirano vođenje skladišta odlična je osnova i priprema za inventuru. Poznato je na kojoj se lokaciji unutar skladišta nalazi roba, koliko je ima i ostali statusi samog artikla. WMS sustav može pripremiti izrazito točne inventurne liste, a zbog prirode stalnog praćenja stanja, sam proces inventure će biti brži i točniji.

Kao posljedica korištenja WMS-a, smanjit će se inventurni višak i manjak. Oni su i dalje mogući, jer i dalje unutar kompanije značajnu ulogu imaju ljudi, a pogreške se događaju. Ipak, uz WMS one su minimizirane. Isto kao što Warehouse Management System donosi veću efikasnost i uštede u svakodnevnom poslovanju, tako i ubrzava proces inventure koji je uz to mnogo precizniji. Koje sve benefite možete očekivati nakon implementacije WMS-a, saznajte na sljedećem linku.

Ako upravljate skladištem u svojoj tvrtki putem Excel tablica, ili još gore, na papiru, te se suočavate s noćnim morama tijekom inventure zbog konstantnih manjkova, pravo je vrijeme da se upoznate s WMS sustavom.

Warehouse management system ili WMS je cjelovito softversko rješenje za automatizirani nadzor i praćenje skladišnih procesa, ili, prema definiciji Gartnera, “softverska aplikacija koja pomaže u upravljanju i izvršavanju procesa u skladištu ili distributivnom centru“. Kvalitetan WMS sustav teži 97% točnosti zaliha te omogućava upravljanje različitim logističkim parametrima: od zaprimanja, premještanja, komisioniranja, pakiranja i otpreme robe, pa sve do pripreme podataka za praćenje isporuke do krajnjeg korisnika. Uz sve to, automatizirani sustav omogućuje detaljnu analitiku putem brojnih izvještaja, poput statistike rada djelatnika, pregleda izlaza artikla, pregleda sljedivosti artikla i sličnih, koji stvaraju temelj za bolje donošenje poslovnih odluka.

Koje su osnovne mogućnosti WMS sustava?

Zamislite uredno skladište bez papira u kojemu je roba kvalitetno sortirana i posložena, automatski zaprimljena ili izdana barkod čitačima, u kojemu nema gužve, izgubljenih artikala i cijelo vrijeme svi u tvrtki, a ne samo djelatnici u skladištu znaju pravo stanje zaliha.

Upravo Sustav upravljanja skladištem (WMS) kao cilj ima postavljeno kontroliranje kretanja artikala kroz skladište. WMS rješenje ima neke karakteristike ERP softvera, ali tehnički je to samostalno rješenje koje se u pravilu integrira i razmjenjuje podatke s postojećim ERP sustavima. Tako u realnom vremenu prodaja, marketing, uprava i drugi odjeli u tvrtki znaju pravo stanje na skladištu, pa je operativno lakše i preciznije dogovarati poslove i raditi dugoročne planove.

Glavne mogućnosti kvalitetnog Warehouse management sustava uključuju:

• Automatizirano upravljanje skladišnim procesima poput zaprimanja i izdavanja, premještaja i komisioniranja robe, inventure i drugih,
• Automatsko kreiranje dokumentacije koja se može povezati i uvesti u poslovni softver tvrtke (ERP),
• Učinkovitije upravljanje ljudskim i skladišnim resursima, optimizacija rada skladišnih zaposlenika i logistike isporuke kroz ubrzavanje protoka robe i smanjenje pogrešaka u radu,
• Označavanje, zaprimanje i isporuku artikala pomoću barkod terminala i pohranu u informacijsku bazu podataka.

Dakako, današnji suvremeni WMS sustavi mogu i puno više, te su podložni promjenama i individualizaciji, ovisno o posebnim zahtjevima skladišta te ovisno o specifičnosti skladišnih procesa.

Tipovi WMS sustava

WMS se najčešće koristi kao samostalno, cjelovito rješenje pri čemu funkcionira kao odvojena cjelina, a u isto vrijeme se može integrirati s drugim business intelligence rješenjima poput ERP sustava.

Drugi podtip WMS-a je rješenje koje dolazi kao poseban modul ERP rješenja. Najčešća mana takvog pristupa je manjak kompleksnih opcija koje samostalno napravljeni, specijalizirani WMS sustavi posjeduju, te često tvrtke vrlo brzo “prerastu” takvo rješenje.

I dok se manje organizacije i dalje oslanjaju na excel, već od malih i srednjih kompanija pa sve do korporacija neizostavni dio modernog skladišta je WMS kao samostalno rješenje.

Osim što je modularno i skalabilno, samostalno WMS rješenje može se prilagoditi veličini tvrtke i kompleksnosti skladišta te se može integrirati s već postojećim ERP i drugim poslovnim softverima.

Glavni benefiti WMS-a

Automatizacija procesa iza sebe vuče niz dodatnih prednosti koje nisu odmah na prvu uočljive. Kako bismo vam bolje predočili s čime vam sve WMS može pomoći, izdvojili smo glavne prednosti ovakvog cjelovitog rješenja.

1. Optimizacija prostora i smanjenje troškova

WMS je pametan sustav koji bilježi svaku promjenu u skladištu i na osnovu podataka može ponuditi najbolje rješenje za iskorištavanje skladišnog prostora. Analizom kretanja robe po skladištu i skladištenja pojedinih materijala ili artikala u određenom dijelu skladišta može se doći do zaključka gdje u skladištu treba optimalno postaviti robu za najbolju učinkovitost kretanja i robe i skladištara. Na taj način štedi se vrijedan prostor i vrijeme djelatnika potrebno za manipulaciju uskladištenih stvari.

Postoji više područja u kojima je upotrebom WMS-a omogućena ušteda:

• Bolja iskoristivost prostora – niži troškovi skladištenja po m2,
• Pravovremena i točna isporuka robe čime se smanjuju viškovi i manjkovi u skladištu,
• Skraćuje se vrijeme potrebno za obuku djelatnika,
• Skraćuje se vrijeme pripreme robe i nema „traženja“ po skladištu. Artikli se prikupljaju po unaprijed definiranom redu, što skraćuje put prikupljanja za skladišne zaposlenike.

Sve navedeno dovodi do snižavanja operativnih troškova i bržeg protoka robe. WMS također može usavršiti kretanje robe pomoću standardnih protokola za skladištenje poput First–in-first-out (FIFO), Last-in-first-out (LIFO) i First-expired-first-out (FEFO).  Koje god prakse skladište koristi, WMS će dodatno automatizirati kretanje koje će biti učinkovitije.

2. Praćenje stanja zaliha

WMS omogućuje veću transparentnost prilikom praćenja stanja svih zaliha. Moguće je u realnom vremenu znati što je i u kojim količinama na stanju. Takva točnost i transparentnost se postižu skeniranjem barkodova artikala, a praćenje lokacije smanjuje izgubljenu i zaboravljenu robu. Kada se ta razina preciznosti integrira s ostalim poslovnim softverima poput ERP-a, cjelokupna kompanija može imati uvid u stanje čime je znatno olakšano poslovanje i donošenje ključnih poslovnih odluka.

3. Poboljšana produktivnost djelatnika

WMS radi na automatizaciji rada skladišta što uključuje i dodjeljivanje zadataka pojedinom skladištaru. Prednost takvog načina rada je detaljno planiranje rada i usmjeravanje radnika bez suvišnih koraka. Automatizacija papirologije i unos informacija putem barkod skeniranja omogućava fokus na osnovne zadatke skladištara bez potrebe za dodatnom papirologijom ili dvostrukom provjerom stanja stvari što sve u konačnici doprinosi brzini upisa i točnosti.

Softversko rješenje osim što bolje iskorištava vrijeme djelatnika, radi i na analizi njihovog rada čime se uvodi i transparentnost u radu svakog pojedinog radnika. To je izuzetno bitno s obzirom na to da je trošak radnika jedan od najvećih troškova skladištenja.

4. Transparentnije i točnije praćenje robe

Predmeti u skladištu mogu se lako pratiti pomoću serijskog broja, serije u kojoj su stigli, čime se zadovoljavaju zakonski propisi po pitanju sljedivosti robe. Pomoću niza oznaka kao što je LOT broj poznato je od kojih je materijala roba napravljena, a uz pomoć serijskog broja točno znamo o kojem se artiklu radi.

Ono što WMS omogućuje je praćenje i povezivanje serije proizvoda ili konkretnog uređaja/predmeta/komada robe s nadolazećom narudžbom ili izdatnicom, što omogućuje bolje praćenje tijeka robe te doprinosti točnosti planiranja.

5. Poboljšano upravljanje cijelim lancem opskrbe

Sustav upravljanja skladištem svojom automatizacijom utječe na cijeli lanac opskrbe na način da se pojednostavljuje proces skladištenja od ulaza robe preko svih procesa u skladištu do izlaska robe. Točna i brza otpremanja uz eliminaciju nepotrebnih radnji povećat će učinkovitost i smanjiti troškove. S boljim i pouzdanijim procesom od naručivanja do isporuke kroz učinkovito skladište povećat će se pouzdanost prema partnerima i svima će se olakšati poslovanje.

6. Smanjenje operativnih troškova za skladišnu opremu

S obzirom na to da je skladište pomoću WMS sustava visoko automatizirano, smanjuje se opterećenje na radnike i opremu. To dovodi do smanjenja troškova amortizacije, štednje na električnoj energiji, gorivu i drugom potrošnom materijalu.

Gdje se koristi Warehouse management system?

Ako se pitate u kojim industrijama se WMS rješenja najčešće koriste, odgovor nije nužno fokusiran na pojedine industrije nego više na veličinu i kompleksnost skladišta i logistike tvrtke. WMS se koristi u svim oblicima trgovine, kako maloprodaji tako i u veleprodajnim skladištima. Sustav upravljanja skladištem iznimno je koristan u prehrambenoj industriji, proizvodnji elektronike, tekstilnoj, kemijskoj i duhanskoj industriji, kao i kod svih vrsta proizvođača i trgovaca koji upravljaju većim zalihama robe ili rukuju s većim količinama proizvoda.

Potreba za WMS sustavom javlja se kada je skladište preraslo vođenje u excel tablici. Iako se neka manja i srednja poduzeća i dalje oslanjaju na rudimentarno vođenje kroz Office alate, skalabilnost WMS rješenja moglo bi brojnim manjim i srednje velikim skladištima uvelike olakšati rad, donijeti uštede i omogućiti lakšu ekspanziju.

Zaključak

Warehouse management system ima brojne dobrobiti za tvrtke kojima je logistika bitan dio poslovanja. Ono što će vam kvalitetan WMS omogućiti je automatizacija standardnih procesa u skladištu. To u prijevodu znači da će vam svakodnevno poslovanje biti ubrzano i olakšano, te ćete u svakom trenutku znati pravo stanje zaliha u skladištu, što će vam omogućiti bolje donošenje poslovnih odluka. U konačnici, povećanje efikasnosti dovodi do značajnih novčanih ušteda i manje skladišnih glavobolja.

Servis24 WMS kvalitetno je i pouzdano rješenje koje koriste mnogobrojne tvrtke u Hrvatskoj i regiji. Saznajte više o samom proizvodu i javite nam se za više informacija!