Mjesec: ožujak 2022.

Uvod

Tvrtke koje se odlučuju modernizirati i unaprijediti svoje skladišne operativne procese kroz uvođenje WMS sustava često nailaze na mnoge nedoumice i nejasnoće vezane uz sam proces implementacije.

Prednosti ili ključne funkcionalnosti WMS-a obično su djelomično poznate prije kontakta s pružateljem WMS softvera. No, detaljni postupak i trajanje implementacije, kako započeti, tko su odgovorni sudionici i korisni savjeti za optimalnu pripremu često ostaju nepoznati.

Kako bismo pružili pomoć u tom pogledu, u ovom ćemo članku pokušati odgovoriti na sva pitanja vezana uz implementaciju WMS-a, temeljeno na našem dugogodišnjem iskustvu i brojnim uspješno provedenim implementacijama.

Predradnje – definiranje ciljeva implementacije

Prije svega, važno je utvrditi što tvrtkama koje uvode WMS sustav predstavlja prioritet i što žele postići implementacijom. Na temelju našeg iskustva, tvrtke najčešće žele:

• Osigurati zadovoljstvo odabirom pravog WMS softvera za svoje procese (iz dugoročne perspektive),
• Ostvariti povrat ulaganja u što kraćem vremenskom roku,
• Provesti učinkovitu i uspješnu implementaciju s minimalnim stresom,
• Postići uspjehe i pozitivne promjene u procesima u što kraćem roku.

Također, treba naglasiti da WMS implementacija ima svoje specifičnosti, koje je vrlo bitno znati i prije samog početka.

Specifičnosti implementacije WMS sustava

1. WMS softver treba uspješno povezati fizičko stanje skladišnih zgrada, zaliha, proizvoda i radnika s logičkim operacijama samog softvera. Ako se ovaj dio ne odradi ispravno, moguće su poteškoće u radu čak i nakon implementacije.

2. U mnogim distribucijskim centrima i skladištima već su uspostavljeni složeni procesi i operacije s velikim brojem proizvoda koji cirkuliraju unutar skladišta te ulaze i izlaze iz njega. Sve to treba uskladiti prije puštanja WMS sustava u rad.

3. Često postoji međuzavisnost između različitih dijelova sustava. Na primjer, usporenje u procesu komisioniranja može dovesti do toga da osobe zadužene za pakiranje nemaju dovoljno posla u tom trenutku, što uzrokuje nepotrebne troškove.

4. Ljudski otpor prema modernizaciji česta je pojava. Radnici su navikli raditi po svojim “pravilima”, te svaka nova promjena može biti nepoželjna. WMS uvodi red, a radnici to prihvaćaju tek nakon određenog vremena. Potrebno je biti spreman na ulaganje vremena u edukaciju radnika.

Koje osobe sudjeluju u procesu implementacije?

Kako bi implementacija bila što brža i jednostavnija, važno je unaprijed odrediti uloge na strani pružatelja WMS usluge i na strani klijenta.

Kod pružatelja, često su ključne sljedeće uloge:

• Voditelj projekta implementacije – osoba odgovorna za glavni kontakt s pružateljem WMS-a. Uključena je od početnih sastanaka tijekom dogovaranja implementacije, kroz cijeli tehnički proces, te pruža podršku nakon uspješne implementacije. Mora imati iskustva s barem nekoliko uspješnih implementacija. Odgovara na pitanja klijenta, savjetuje ga te provodi početnu edukaciju radnika u skladištu. Nadgleda projekt prema planu zadataka i osigurava da sve strane izvršavaju svoje zadatke.
• Tehnički stručnjak za implementaciju – osoba zadužena za tehničke detalje implementacije, koja radi na usklađivanju i integraciji postojećeg ERP rješenja klijenta s novim WMS sustavom. Provođenje inicijalnih testiranja i validacija programa također spada u njegove zadatke. Pruža podršku klijentu i korisnicima unutar skladišta te pomaže u tehničkom dijelu implementacije.

Na strani klijenta, ključna osoba za uspješnu implementaciju je voditelj skladišta/logistike/distribucije. Ta osoba predstavlja glavnu vezu između pružatelja WMS-a i ostalih internih sudionika. Odgovorna je za izvršavanje zadataka na strani klijenta i komunikaciju s pružateljem WMS usluge. Zahvaljujući dobrom poznavanju trenutnih procesa u skladištu, postavlja relevantna pitanja i zalaže se za uspješnu implementaciju novog rješenja.

Često se u proces implementacije uključuju i osobe iz prodaje i/ili nabave, budući da oni redovito koriste ERP rješenje koje se u nekim dijelovima mora uskladiti s WMS sustavom.

Također, važno je postići suglasnost na razini cijele tvrtke o implementaciji WMS-a, gdje direktori ili članovi uprave igraju snažnu ulogu. Oni su ti koji pružaju potporu ostalim zaposlenicima kako bi se sustav što lakše i bezbolnije implementirao.

Koliko u prosjeku traje implementacija?

S ovim pitanjem se susrećemo jako često, ali jednoznačan odgovor nije jednostavan jer implementacija ovisi o mnogim faktorima, kao što su:

• razina složenosti procesa u skladištu i potrebna automatizacija,
• kompleksnost integracija s trećim sustavima, najčešće ERP-ovima,
• te vrlo bitno, raspoloživost ljudskih resursa za implementaciju.

Što brže pružatelj usluge može doći do informacija koje su mu potrebne, brže se rješavaju pojedinačni problemi i brže se napreduje u procesu.

Prema našim dosadašnjim iskustvima, za uspješnu implementaciju potrebno je od 3 do 6 mjeseci. Naravno, neki naši postojeći klijenti uspješno su odradili implementaciju WMS-a i u kraćem vremenskom periodu od 3 mjeseca, ali s obzirom na kompleksnost projekta, to se događa rijetko.

Često se na strani klijenta javlja situacija da osoba zadužena za vođenje implementacije nema dovoljno slobodnog vremena da se u potpunosti bavi implementacijom. To može rezultirati probijanjem prvotno dogovorenih rokova, ili, još gore, forsiranjem implementacije unutar roka ali s nedovoljno pripreme i treninga.

Upravo radi toga, potrebno je biti svjestan kompleksnosti i iskreno postaviti rokove, bez nepotrebnog požurivanja projekta.

Uz iznad navedene čimbenike, bitno je pravilno planirati implementaciju, te konstantno pratiti razvoj napredak projekta prema planu.

Plan projekta implementacije

Kako bismo osigurali da se projekt odvija prema predviđenom roku, obično kreiramo detaljan plan/hodogram projekta, podijeljen u četiri osnovne faze implementacije:

1. Dizajniranje WMS sustava,

2. Razvijanje specifičnih funkcionalnosti,

3. Testiranje sustava i trening osoblja, te,

4. Stavljanje sustava u pogon, tj. puštanje u produkciju.

Sam hodogram, tj. plan projekta otprilike izgleda ovako:

Iznimno je važno unaprijed predvidjeti moguće poteškoće i kašnjenja u projektu, s obzirom na sve specifičnosti koje ovakav projekt nosi sa sobom.

Korisni savjeti za uspješnu implementaciju: tips & tricks

• Tijekom implementacije, korisno je pažljivo pratiti popis i status zadataka za koje su obje strane odgovorne, kako bismo bolje mogli pratiti napredak. Također, detaljan popis otvorenih pitanja uvijek je koristan kako bi se sva pitanja razjasnila prije puštanja u rad.
• Uvijek je važno imenovati jednu osobu s klijentove strane koja ima ovlasti donositi odluke i odgovarati na pitanja tijekom testiranja.
• Unaprijed moraju biti definirane sve vrste dokumenata koji se obično koriste unutar ERP sustava i koji se odnose na robu, kako bi se WMS mogao što bolje postaviti.
• Prije samog početka, korisno je konzultirati se s pružateljem WMS-a o tlocrtu skladišta, položaju polica i označavanju lokacija unutar polica. Na taj način, pružatelj WMS usluga može dati korisne savjete prije nego što se skladište fizički organizira.
• Često se ističe da većina problema nakon implementacije proizlazi iz nedovoljnog testiranja i obuke zaposlenika. Obje strane u procesu trebaju uložiti dodatne napore kako bi se oba aspekta kvalitetno odradila.

Nadamo se da smo ovim odgovorima razjasnili mnoga pitanja vezana uz implementaciju i da su stvari sada mnogo jasnije.

Aktiva Info ima bogato iskustvo u implementacijama u regiji i spremni smo odgovoriti na sva pojedinačna pitanja te pružiti korisne i konkretne savjete. Javite nam se na contact@aktiva-info.hr ili putem kratke kontakt forme, a više o našem Servis24 WMS-u saznajte na sljedećem linku.

Republika Hrvatska i Europska komisija potpisale su 10. veljače 2022. godine Operativni sporazum za provedbu Nacionalnog plana oporavka i otpornosti od 2021. do 2026. godine. Svi detalji navedenog Operativnog sporazuma još nisu poznati, međutim, na temelju dostupnih informacija možemo zaključiti da se i financiranje jednog softverskog rješenja poput WMS-a (eng. Warehouse Management System) može financirati iz navedenih sredstava.

Svim tvrtkama koje skladište robu za svoje potrebe ili za potrebe svojih klijenata, a koje imaju u cilju smanjiti svoje troškove poslovanja, povećati produktivnost zaposlenika te pratiti svoje stanje zaliha u realnom vremenu putem modernog softverskog rješenja, ovakav način financiranja mogao bi biti zanimljiv. Također, kako bismo vam olakšali proces prijave na navedeni natječaj i pisanje detaljne dokumentacije, naši partneri iz Eureka Consultinga pripremit će svu natječajnu dokumentaciju i voditi vas kroz navedeni proces. Na taj način, s vaše strane mora samo postojati volja i želja za poboljšanjem vlastitog poslovanja i implementacijom WMS sustava.

Saznajte što je WMS sustav i kako može pomoći vašem poslovanju

Naime, pod kategorijom Bespovratne potpore za digitalizaciju predviđeno je 206 milijuna kuna s razdobljem provedbe od 3. kvartala 2022. godine sve do kraja 2026. godine. Prema navedenom natječaju, maksimalni iznos za jedan prijedlog projekta iznosi 750.000,00 kuna, što je dovoljno za cjelokupnu implementaciju jednog WMS sustava.

Uvjeti za prihvatljiv projekt

Za provedbu projekta uz pomoć sredstava iz Bespovratnih potpora za digitalizaciju, 2 su glavna uvjeta koja se moraju zadovoljiti:

1. uvođenje novog načina poslovanja poduzeća, i,

2. vidljivo poboljšanje u pogledu novih proizvodnih sposobnosti ili mogućnosti isporuke ili poslovnih praksi.

S obzirom da je Warehouse Management System softversko rješenje za upravljanje skladišnim poslovanjem namijenjen tvrtkama koje skladište robu za svoje potrebe ili za potrebe svojih klijenata, koji omogućava potpunu kontrolu nad svim skladišnim procesima uz točan uvid u stanje zaliha, od trenutka kad roba uđe u skladište pa do njenog izlaza, možemo zaključiti da takvo rješenje zadovoljava oba uvjeta. Naime, uz praćenje zaprimanja robe, premještanja, komisioniranja i otpremanja pa sve do upravljanja proizvodnim procesima i inventurama, uvodi se novi način poslovanja te skladište postaje digitalizirano i automatizirano.

Svi benefiti i značajke koje vam Servis24 WMS može pružiti saznajte na navedenom linku.

Koji troškovi su prihvatljivi?

Troškovi koji se u sklopu ovog natječaja mogu pravdati uključuju:

• Opremu (npr. serveri, desktop i laptop računala, mobilni uređaji za radnike u skladištu, itd.)
• Softver (npr. Servis 24 Desktop i Servis24 Android Mobile licence)
• Edukaciju zaposlenika (npr. provedenu od strane konzultanata i stručnjaka Aktive info)
• Ostale izdatke poslovanja.

Kao primjeri uvođenja novih proizvodnih postupaka ili načina poslovanja spominju se:

• projektiranje, postavljanje i/ili konfiguriranje novog postupka proizvodnje ili isporuke ili sustava – direktno primjenjivo na WMS sustav
• razvoj (ili nerutinsko prilagođavanje) softverskih sustava za novi postupak proizvodnje ili isporuke, uključujući digitalizaciju postojećih proizvoda – direktno primjenjivo na WMS sustav
• značajnu automatizaciju postojećih ručnih sustava proizvodnje ili isporuke radi potrebe skaliranja. Primjeri uvođenja novog organizacijskog postupka mogu obuhvaćati: (a) uvođenje sustava inovacija ili kontinuiranog poboljšanja širom organizacije, (b) uvođenje novih načina razvoja proizvoda ili usluga ili digitalizaciju postojećih proizvoda koji su projektirani i stvoreni u suradnji s kupcem/dobavljačem/partnerom, (c) provedbu novih modela poslovanja ili povećanja vrijednosti koji se značajno razlikuju od postojećih. – direktno primjenjivo na WMS sustav

Kako vam mi možemo pomoći oko prijave na natječaj i dobivanja bespovratnih potpora?

Kao što smo naveli u uvodu, naši partneri iz Eureka Consulting voditi će vas kroz cijeli proces, od same prijave natječaja, pisanje detaljne dokumentacije, te do komunikacije s nadležnim tijelima. Ovim putem vi ne gubite svoje vrijeme na dokumentaciju, već se u potpunosti fokusirate na razvoj svojih skladišnih i proizvodnih procesa, uz mogućnost potpunog financiranja iz fondova Europske unije.

Ako vam ovo zvuči zanimljivo, javite nam se na email contact@aktiva-info.hr ili ispunite kontakt formu na našem webu, s nekoliko osnovnih informacija o svojoj tvrtci, a mi ćemo vam se povratno javiti o sljedećim koracima.

*napomena: sve gore navedene informacije nisu konačne te je moguća promjena uvjeta natječaja na koju mi ne možemo utjecati.

Uvod

Warehouse Management System kao softversko rješenje koje optimizira skladišne procese danas nudi velik broj tvrtki na tržištu. Kako bismo vam olakšali proces odabira kvalitetnog WMS-a, sastavili smo popis glavnih značajki koje kvalitetno WMS rješenje treba imati. Naravno, sama kvaliteta rješenja i broj značajki nisu jedini važni aspekti prilikom implementacije takvog rješenja, ali su svakako preduvjet za uspješno funkcioniranje. Ovaj popis značajki temelji se na našem dugogodišnjem iskustvu rada s velikim brojem klijenata iz različitih industrija u regiji, što nam omogućuje da znamo što je potrebno kojoj industriji za poboljšanje njihovih skladišnih operacija.

Za početak, nužne značajke koje svaki WMS mora imati odnose se na osnovne operacije manipuliranja robom, od zaprimanja i ulaska robe, premještaja robe, do komisioniranja, pakiranja i otpremanja same robe iz skladišta. U nastavku bloga detaljno ćemo objasniti svaku od navedenih značajki.

Zaprimanje i ulaz robe

Ispravan prijem robe u skladište i smještanje na točno određenu lokaciju predstavljaju prve korake u optimizaciji skladišnog prostora. Naime, nakon što se određena roba istovari iz kamiona i smjesti na ulaznu zonu skladišta, potrebno ju je na što inteligentniji način uskladištiti. Prijem robe u skladište obavlja se putem ručnih barkod terminala, uz provjeru ispravnosti ulaznih dokumenata, kako bi se greške potpuno eliminirale. U situaciji kad roba koja ulazi u skladište nema barkod, iz WMS sustava mora biti moguće kreirati barkodove i pravilno ju označiti. Tako zaprimljena roba smješta se na unaprijed definiranu lokaciju u skladištu, automatizirano od strane sustava ili određeno od strane korisnika, ovisno o specifičnosti procesa.

Kada su artikli smješteni na svojim lokacijama, sljedeći korak u manipulaciji njima je premještaj ili komisioniranje robe te priprema za dostavu.

Premještanje robe

Često je potrebno premjestiti određenu vrstu robe s jedne lokacije na drugu unutar istog skladišta ili između različitih skladišta. Razlozi za to mogu biti brojni, ali uglavnom se radi o dodatnoj optimizaciji skladišnog prostora. Kako bi se osiguralo da roba ne nestane, potrebno ju je pravilno premjestiti, a svaki kvalitetan WMS trebao bi podržavati tu funkcionalnost.

Skeniranjem artikla, transportne jedinice te polazišne i odredišne lokacije, te samim fizičkim premještajem robe, uvijek se zna gdje se roba nalazi i na kojoj poziciji se nalazila prije premještaja. Dodatna provjera skeniranjem odredišne lokacije osigurava još veću točnost. Na taj način smanjujemo vrijeme potrebno za traženje robe u skladištu i omogućujemo skladišnom radniku više vremena za obavljanje drugih zadataka. Nestanak artikala ili nepotrebno trošenje vremena na traženje robe po skladištu više nisu problem.

Komisioniranje (eng. picking) robe

Kako bi se određeni artikl pripremio za otpremu prema krajnjem korisniku, skladišni radnik ga mora prikupiti i pripremiti za otpremu. Kvalitetan WMS omogućuje automatsko kreiranje radnih naloga na dnevnoj razini od strane sustava te dodjeljivanje skladišnim radnicima na temelju stanja određene robe i postavki skladišta. Logika prikupljanja robe za isporuku, odnosno komisioniranje, određuje se prema specifičnim zahtjevima i posebnostima skladišta, a sustav putem ručnih terminala usmjerava skladišne radnike od prve lokacije na kojoj se nalazi roba do posljednje, sve s ciljem optimizacije vremena.

Od pojedinačnog komisioniranja, tj. prikupljanja artikala pojedinačno, do zbirnog komisioniranja (engl. batch picking), značajno možemo utjecati na vrijeme koje skladišni radnik troši na prikupljanje robe unutar skladišta (otprilike 60% produktivnih sati).

Otpremanje robe

Zadnji korak prije izlaska robe iz skladišta podrazumijeva otpremu robe na izlaznu zonu, te pakiranje i pripremu za slanje. Kvalitetan WMS automatski kreira sve potrebne dokumente za otpremu, te u slučaju integriranosti s TMS-om (eng. Transport Management System-om) omogućava i praćenje robe nakon što ona napusti skladište sve do krajnjeg korisnika.

Cilj WMS-a je što je više moguće automatizirati procese i smanjiti papirologiju na najnižu moguću razinu, kako bi se skladište u konačnici ubrzalo.

Gore navedene značajke WMS-a odnose se na osnovne procese manipulacije robom unutar skladišta. Međutim, one same po sebi nisu dovoljne za kvalitetan WMS. U nastavku navodimo dodatne značajke koje znatno olakšavaju rad u skladištu, poboljšavaju produktivnost skladišta te podižu razinu poslovanja tvrtke, a smatramo da ih svaki kvalitetan WMS treba podržavati.

Analitika i izvještavanje

Za donošenje kvalitetnih poslovnih odluka potrebno je imati relevantne analitike i izvještaje koji služe kao temelj za odlučivanje. Svako kvalitetno WMS rješenje trebalo bi vam ponuditi različite izvještaje o ključnim pokazateljima vašeg poslovanja. Neki od važnih izvještaja uključuju stanje zaliha, protok robe kroz skladište, statistiku rada zaposlenika, popis slobodnih i zauzetih lokacija, pregled kretanja artikala po LOT broju, pregled sljedivosti i slično.

Osim toga, s obzirom na različitost poslovnih procesa, od svog WMS pružatelja usluga trebali biste imati mogućnost kreiranja prilagođenih izvještaja za posebne potrebe vašeg poslovanja.

Integracije s ERP sustavima

WMS kao softversko rješenje u pravilu je samostalan sustav. Kako bi se postigla potpuna, end-to-end transparentnost poslovanja, WMS se integrira s postojećim ERP rješenjem koje se koristi. Dvosmjerna komunikacija između ERP-a i WMS-a omogućuje da se nakon obrade naloga za slaganje robe u WMS-u, u ERP vraćaju točno obrađene količine na skladištu, čime krajnji kupac dobiva dokument uz robu s ispravnim količinama. Na taj način, u svakom trenutku poznato je kolike su količine određene robe na zalihama te je li potrebno naručiti novu robu kako bi se izbjegla “out-of-stock” situacija.

Kvalitetan WMS provider omogućit će integraciju sa svim većim ERP sustavima na tržištu, te također omogućiti i custom integraciju s ERP-om koji baš vi koristite.

Upravljanje radnom snagom

Ukupan trošak radne snage u skladištu čini značajan izdatak za poslovanje svakog skladišta. Kako bi se takvi troškovi optimizirali, potrebno je kvalitetno upravljati zaposlenicima uz WMS: od mogućnosti automatskog ili ručnog dodjeljivanja radnih naloga na zaposlenike, do detaljne analitike o radu svakog zaposlenika. Uz “semafor produktivnosti”, moguće je na jednostavan način u skladištu prikazati produktivnost svakog pojedinog radnika s ciljem međusobne motivacije. Za svakog zaposlenika može se prikazati količina složenih radnih naloga, složenih artikala i prosječno vrijeme slaganja naloga, poredano od najproduktivnijeg do najmanje produktivnog zaposlenika, te na taj način bolje pratiti produktivnost.

Serijalizacija i sljedivost

Sljedivost, kao zakonska obveza, odnosi se na označavanje proizvoda putem serije ili LOT broja artikla kako bi se mogla pratiti kvaliteta istog proizvoda u cijelom lancu opskrbe. Unutar WMS-a, sljedivost se prati tako da se prati artikl od utrošenih sirovina do gotovog proizvoda i krajnjeg potrošača. Sljedivost se u sustavu automatski prati na temelju serije ili LOT broja svakog artikla za koji je sljedivost potrebna. Na taj način, kvalitetan WMS omogućava da se za svaki artikl zna iz kojih sirovina je nastao te, na primjer, kada mu ističe rok trajanja. Ova značajka je vrlo korisna i u slučaju raznih inspekcijskih nadzora jer ćemo u svakom trenutku znati cijeli put robe, od njenog nastanka do krajnjeg korisnika.

Inventure

Inventura, kao zakonski propisan proces koji obuhvaća godišnji popis imovine, obveza i kapitala, obično se provodi jednom godišnje. Kvalitetan WMS poboljšava sam proces inventure, skraćuje ga i olakšava rad skladišnim radnicima. Inventura putem ručnih terminala omogućava potpuno eliminiranje grešaka tijekom brojanja zaliha te smanjenje viškova i manjkova na najnižu moguću razinu. Osim toga, uz godišnju inventuru, WMS bi trebao omogućiti i dnevnu inventuru po lokacijama, poznatu kao eng. cycle count, kako bi se kontinuirano provjeravalo stanje određenih lokacija i roba u skladištu.

Zaključak

Osim iznad navedenih značajki, spomenuli bismo još činjenicu da je za implementaciju i održavanje WMS-a vrlo bitan partnerski odnos između pružatelja usluge i klijenta. Dodatno, bitno je da se brzo rješavaju eventualni problemi prilikom korištenja aplikacije, te da je pružatelj usluge dovoljno fleksibilan i spreman djelomično prilagoditi svoju aplikaciju posebnim procesima klijenta.

Sama činjenica postojanja navedenih značajki bez kvalitetne podrške nije dovoljna za uspješno funkcioniranje WMS-a, stoga preporučamo odabir partnera koji je dovoljno fleksibilian i brz prilikom suradnje i nakon implementacije.