Mjesec: ožujak 2022.

Tvrtke koje odlučuju o modernizaciji i poboljšanju svojih operativnih procesa u skladištu kroz implementaciju WMS sustava, često se susreću s mnoštvom upitnika i nepoznanica kad je riječ o samom procesu implementacije.

Prednosti ili glavne značajke WMS-a uglavnom se djelomično znaju i prije samog kontakta s pružateljem WMS softvera. Međutim, detaljan proces i trajanje implementacije, kako krenuti, tko su odgovorne osobe te korisni savjeti za što bolju pripremu često su nepoznanica.

Kako bismo pomogli oko toga, ovdje ćemo pokušati odgovoriti na sva pitanja koja su povezana s implementacijom WMS-a, na temelju našeg dugogodišnjeg iskustva i brojnih uspješnih implementacija.

Za početak, bitno je definirati i što je tvrtkama koje implementiraju WMS bitno i što žele takvom implementacijom postići. Prema našem dosadašnjem iskustvu, tvrtke najčešće žele:

• Zadovoljstvo kod odabira pravog WMS softvera za njihove procese (dugoročno gledano),
• Ostvariti povrat investicije u što kraćem roku,
• Provesti efikasnu i uspješnu implementaciju sa što manje stresa,
• Ostvariti uspjeh i pozitivne pomake u procesima u što kraćem roku.

Također, treba naglasiti da WMS implementacija ima svoje specifičnosti, koje je vrlo bitno znati i prije samog početka.

Specifičnosti implementacije WMS sustava

1. WMS softver mora uspješno uskladiti fizičko, stvarno stanje skladišnih zgrada, zaliha, artikala i radnika s logičkim operacijama samog softvera. Ukoliko se ovaj dio ne odradi pravilno, moguće su poteškoće u radu i nakon same implementacije.

2. U mnogim distribucijskim centrima već su uspostavljeni kompleksni procesi i operacije, s velikom količinom artikala koji kolaju unutar skladišta, ali i ulaze i izlaze iz skladišta. Sve je to potrebno uskladiti prije puštanja WMS sustava u rad.

3. Često postoje ovisnosti jednog dijela sustava s drugim. Na primjer, usporenje u procesu komisioniranja (pickinga), uzrokovat će situaciju da osobe koje pakiraju robu nemaju dovoljno posla u tom trenutku, što uzrokuje nepotrebne troškove.

4. Ljudski otpor prema modernizaciji javlja se često. Radnici su do sada radili po svojim “pravilima”, te je svaka nova promjena nepoželjna. WMS uvodi red, te radnici to shvate, ali tek nakon određenog vremena. Treba biti spreman na edukaciju radnika.

Koje osobe su zadužene za implementaciju?

Kako bi implementacija bila što jednostavnija i što brža, bitno je da su unaprijed definirane uloge, i na strani pružatelja WMS usluge, ali i na strani klijenta.

Kod pružatelja, često su ključne sljedeće uloge:

• Projektni voditelj implementacije – osoba zadužena za glavni kontakt sa strane pružatelja WMS-a. Mora biti uključena od inicijalnih sastanaka prilikom dogovaranja implementacije, kroz cijeli tehnički proces implementacije, te biti spremana i na podršku nakon uspješne implementacije. To mora biti osoba koja ima iskustva u barem nekoliko uspješnih implementacija. Odgovara klijentu na sva pitanja i dolazi kod klijenta u skladište radi davanja savjeta i odgovaranja na konkretna pitanja. Često vrši i inicijalnu edukaciju i trening voditelja skladišta i ostalih radnika u skladištu o korištenju nove aplikacije. Vodi računa da se projekt vodi po projektnoj listi zadataka te da svaka strana izvršava svoje zadatke.
• Tehnički specijalist implementacije – Osoba zadužena za tehničke detalje oko implementacije, koja radi na usklađivanju i integraciji postojećeg ERP rješenja kod klijenta s novim WMS sustavom, te provodi inicijalna testiranja i validacije programa. Također daje podršku klijentu i korisnicima unutar skladišta. Zadužena je za pomoć oko tehničke strane implementacije.

Na strani klijenta, najbitnija osoba za uspješnu implementaciju je voditelj skladišta/logistike/distribucije. Ta osoba je glavna dodirna točka između pružatelja WMS-a i svih ostalih internih sudionika. To je osoba koja je odgovorna za izvršavanje svih zadataka na strani klijenta, te je zadužena za komunikaciju s pružateljem WMS usluge. S obzirom na najbolju upućenost u trenutne procese u skladištu, ona može postaviti najbolja pitanja te se zalaže za uspješnu implementaciju i rješenja koja će biti napravljena baš za tog klijenta. Često se na strani klijenta javljaju i osobe iz odjela prodaje i/ili nabave, s obzirom da one na dnevnoj bazi koriste ERP rješenje.

Također, vrlo bitno je da postoji suglasnost na razini tvrtke o samoj implementaciji WMS-a, a snažnu ulogu ovdje imaju direktori ili članovi uprave. Upravo oni su ti koji moraju “pogurati” kada je potrebno i dati support ostalim zaposlenicima u firmi, kako bi se sustav što lakše i bezbolnije implementirao.

Koliko u prosjeku traje implementacija?

S ovim pitanjem se susrećemo jako čisto, ali na njega nije lako dati jednoznačan odgovor, s obzirom da implementacija ovisi o velikom broju faktora, kao što su:

• razina kompleksnosti projekta,
• razina kompleksnosti procesa u skladištu i potrebne automatizacije,
• kompleksnost integracija s trećim sustavima, najčešće ERP-ovima, te, vrlo bitno,
• količina slobodnih, ljudskih resursa za implementaciju.

Što brže pružatelj usluge može doći do informacija koje su mu potrebne, brže se rješavaju pojedinačni problemi i brže se napreduje u procesu.

Prema našim dosadašnjim iskustvima, za uspješnu implementaciju potrebno je od 3 do 6 mjeseci. Naravno, neki naši postojeći klijenti uspješno su odradili implementaciju WMS-a i u kraćem vremenskom periodu od 3 mjeseca, ali s obzirom na kompleksnost projekta, to se događa rijetko.

Često se na strani klijenta javlja situacija da osoba zadužena za vođenje implementacije nema dovoljno slobodnog vremena da se u potpunosti bavi implementacijom. To može rezultirati probijanjem prvotno dogovorenih rokova, ili, još gore, forsiranjem implementacije unutar roka ali s nedovoljno pripreme i treninga.

Upravo radi toga, potrebno je biti svjestan kompleksnosti i iskreno postaviti rokove, bez nepotrebnog požurivanja projekta.

Uz iznad navedene stvari, bitno je pravilno planirati implementaciju, te konstantno pratiti razvoj projekta po hodogramu.

Hodogram projekta implementacije

Kako bismo bili sigurni da se projekt odvija u zadanom roku, najčešće radimo detaljan hodogram projekta, podijeljen u 4 temeljne faze implementacije:

1. Dizajn WMS sustava,

2. Razvoj specifičnih featurea,

3. Testiranje sustava i trening osoblja, te,

4. Deployment sustava, tj. puštanje u produkciju.

Sam hodogram, tj. project timeline otprilike izgleda ovako:

Vrlo je bitno unaprijed anticipirati potencijalna otezanja i kašnjenja u projektu, s obzirom na sve specifičnosti koje jedan takav projekt donosi.

Korisni savjeti za uspješnu implementaciju: tips & tricks

• Tijekom implementacije, korisno je detaljno voditi popis i status zadataka za koje su obje strane zadužene, kako bismo bolje mogli pratiti napredak. Također, detaljan popis otvorenih pitanja uvijek je dobrodošao kako bi se sva pitanja raščistila prije go-live dana.
• Uvijek je bitno definirati jednu osobu sa strane klijenta koja ima ovlasti donijeti neku odluku i odgovoriti na pitanje tijekom testiranja.
• Unaprijed se moraju definirati sve vrste dokumenata koje inače kolaju unutar ERP sustava i kojima se manipulira robom, kako bi se WMS što bolje mogao postaviti.
• Prije samog početka, korisno je posavjetovati se s WMS pružateljem o tlocrtu skladišta i položaju regala, te označavanju lokacija unutar regala. Na taj način pružatelj WMS usluga može dati korisne savjete prije nego što se skladište fizički posloži.
• Često se kaže da većina problema nakon implementacije dolazi radi nedovoljnog testiranja i edukacije zaposlenika. Obje strane u procesu trebaju uložiti dodatan napor kako bi se oboje kvalitetno odradilo.

Nadamo se da smo ovime odgovorili na mnoga pitanja u vezi implementacije, te da su stvari sad mnogo jasnije.

Aktiva Info ima bogato iskustvo u implementacijama u regiji, te smo spremni odgovoriti na sva pojedinačna pitanja i dati korisne i konkretne savjete. Javite nam se na contact@aktiva-info.hr ili putem kratke kontakt forme, a više o našem Servis24 WMS-u saznajte na sljedećem linku.

Republika Hrvatska i Europska komisija potpisale su 10. veljače 2022. godine Operativni sporazum za provedbu Nacionalnog plana oporavka i otpornosti od 2021. do 2026. godine. Svi detalji navedenog Operativnog sporazuma još nisu poznati, međutim, na temelju dostupnih informacija možemo zaključiti da se i financiranje jednog softverskog rješenja poput WMS-a (eng. Warehouse Management System) može financirati iz navedenih sredstava.

Svim tvrtkama koje skladište robu za svoje potrebe ili za potrebe svojih klijenata, a koje imaju u cilju smanjiti svoje troškove poslovanja, povećati produktivnost zaposlenika te pratiti svoje stanje zaliha u realnom vremenu putem modernog softverskog rješenja, ovakav način financiranja mogao bi biti zanimljiv. Također, kako bismo vam olakšali proces prijave na navedeni natječaj i pisanje detaljne dokumentacije, naši partneri iz Eureka Consultinga pripremit će svu natječajnu dokumentaciju i voditi vas kroz navedeni proces. Na taj način, s vaše strane mora samo postojati volja i želja za poboljšanjem vlastitog poslovanja i implementacijom WMS sustava.

Saznajte što je WMS sustav i kako može pomoći vašem poslovanju

Naime, pod kategorijom Bespovratne potpore za digitalizaciju predviđeno je 206 milijuna kuna s razdobljem provedbe od 3. kvartala 2022. godine sve do kraja 2026. godine. Prema navedenom natječaju, maksimalni iznos za jedan prijedlog projekta iznosi 750.000,00 kuna, što je dovoljno za cjelokupnu implementaciju jednog WMS sustava.

Uvjeti za prihvatljiv projekt

Za provedbu projekta uz pomoć sredstava iz Bespovratnih potpora za digitalizaciju, 2 su glavna uvjeta koja se moraju zadovoljiti:

1. uvođenje novog načina poslovanja poduzeća, i,

2. vidljivo poboljšanje u pogledu novih proizvodnih sposobnosti ili mogućnosti isporuke ili poslovnih praksi.

S obzirom da je Warehouse Management System softversko rješenje za upravljanje skladišnim poslovanjem namijenjen tvrtkama koje skladište robu za svoje potrebe ili za potrebe svojih klijenata, koji omogućava potpunu kontrolu nad svim skladišnim procesima uz točan uvid u stanje zaliha, od trenutka kad roba uđe u skladište pa do njenog izlaza, možemo zaključiti da takvo rješenje zadovoljava oba uvjeta. Naime, uz praćenje zaprimanja robe, premještanja, komisioniranja i otpremanja pa sve do upravljanja proizvodnim procesima i inventurama, uvodi se novi način poslovanja te skladište postaje digitalizirano i automatizirano.

Svi benefiti i značajke koje vam Servis24 WMS može pružiti saznajte na navedenom linku.

Koji troškovi su prihvatljivi?

Troškovi koji se u sklopu ovog natječaja mogu pravdati uključuju:

• Opremu (npr. serveri, desktop i laptop računala, mobilni uređaji za radnike u skladištu, itd.)
• Softver (npr. Servis 24 Desktop i Servis24 Android Mobile licence)
• Edukaciju zaposlenika (npr. provedenu od strane konzultanata i stručnjaka Aktive info)
• Ostale izdatke poslovanja.

Kao primjeri uvođenja novih proizvodnih postupaka ili načina poslovanja spominju se:

• projektiranje, postavljanje i/ili konfiguriranje novog postupka proizvodnje ili isporuke ili sustava – direktno primjenjivo na WMS sustav
• razvoj (ili nerutinsko prilagođavanje) softverskih sustava za novi postupak proizvodnje ili isporuke, uključujući digitalizaciju postojećih proizvoda – direktno primjenjivo na WMS sustav
• značajnu automatizaciju postojećih ručnih sustava proizvodnje ili isporuke radi potrebe skaliranja. Primjeri uvođenja novog organizacijskog postupka mogu obuhvaćati: (a) uvođenje sustava inovacija ili kontinuiranog poboljšanja širom organizacije, (b) uvođenje novih načina razvoja proizvoda ili usluga ili digitalizaciju postojećih proizvoda koji su projektirani i stvoreni u suradnji s kupcem/dobavljačem/partnerom, (c) provedbu novih modela poslovanja ili povećanja vrijednosti koji se značajno razlikuju od postojećih. – direktno primjenjivo na WMS sustav

Kako vam mi možemo pomoći oko prijave na natječaj i dobivanja bespovratnih potpora?

Kao što smo naveli u uvodu, naši partneri iz Eureka Consulting voditi će vas kroz cijeli proces, od same prijave natječaja, pisanje detaljne dokumentacije, te do komunikacije s nadležnim tijelima. Ovim putem vi ne gubite svoje vrijeme na dokumentaciju, već se u potpunosti fokusirate na razvoj svojih skladišnih i proizvodnih procesa, uz mogućnost potpunog financiranja iz fondova Europske unije.

Ako vam ovo zvuči zanimljivo, javite nam se na email contact@aktiva-info.hr ili ispunite kontakt formu na našem webu, s nekoliko osnovnih informacija o svojoj tvrtci, a mi ćemo vam se povratno javiti o sljedećim koracima.

*napomena: sve gore navedene informacije nisu konačne te je moguća promjena uvjeta natječaja na koju mi ne možemo utjecati.

Warehouse Management System kao softversko rješenje koje optimizira skladišne procese danas na tržištu nudi veliki broj tvrtki. Kako bismo vam olakšali proces odabira kvalitetnog WMS-a, popisali smo glavne značajke koje kvalitetno WMS rješenje treba imati. Naravno, sama kvaliteta rješenja i količina značajki nisu jedina bitna stvar prilikom implementacije takvog rješenja, ali su definitivno preduvjet za uspješno funkcioniranje. Temelj popisa ovih značajki je naše dugogodišnje iskustvo rada s velikim brojem klijenata iz različitih industrija u regiji, pomoću kojeg znamo što je kojoj industriji potrebno za poboljšanje njihovih skladišnih operacija.

Za početak, nužne značajke koje svaki WMS mora imati odnose se na osnovne operacije manipuliranja robom, od zaprimanja i ulaska robe, premještaja robe, do komisioniranja, pakiranja i otpremanja same robe iz skladišta. U nastavku bloga detaljno ćemo objasniti svaku od navedenih značajki.

Zaprimanje i ulaz robe

Pravilan ulazak robe u skladište, te njeno smještanje na točno određenu lokaciju, prvi su koraci prilikom optimizacije skladišnog prostora. Naime, nakon što određena roba bude istovarena iz kamiona, te smještena na ulaznu zonu skladišta, istu je potrebno na što “pametniji” način uskladištiti. Sam prijem robe u skladište obavlja se putem ručnih barkod terminala, zajedno uz provjeru ispravnosti ulaznih dokumenata, kako bi se greške u potpunosti eliminirale. U situaciji kad roba koja ulazi u skladište nema barkod, iz WMS sustava mora biti moguće kreirati barkodove i pravilno ju označiti. Tako zaprimljena roba smješta se na točno unaprijed definiranu lokaciju u skladištu, automatizirano od strane sustava, ili definirano od strane korisnika, s obzirom na specifičnost procesa.

Nakon što su artikli smješteni na svojim lokacijama, sljedeća vrsta manipulacije njima je premještaj ili komisioniranje robe i priprema za dostavu.

Premještaj robe

Često se određena vrsta robe mora premjestiti s jedne lokacije na drugu unutar istog skladišta, ili iz jednog skladišta u drugo. Razlozi su razni, a uglavnom se to radi zbog dodatne optimizacije skladišnog prostora. Kako se ta roba ne bi “izgubila”, potrebno ju je pravilno premjestiti, a svaki kvalitetan WMS trebao bi podržavati tu mogućnost.

Skeniranjem artikla, transportne jedinice i polazišne i odredišne lokacije, te samim premještajem robe, u svakom trenutku se zna gdje se roba nalazi, te na kojoj poziciji se nalazila prije premještaja. Dodatna provjera skeniranja odredišne lokacije jamči još veću točnost. Time se smanjuje vrijeme traženja robe po skladištu, a skladišnom radniku ostaje više vremena za ostale zadatke.  Nema više izgubljenih artikala ili uzalud potrošenog vremena na traženje robe po skladištu.

Komisioniranje (eng. picking) robe

Kako bi se određeni artikl pripremio za otpremu prema krajnjem korisniku, skladišni radnik ga mora prikupiti te pripremiti za otpremu. Kvalitetan WMS nudi automatsko kreiranje radnih naloga na dnevnoj razini od strane sustava, te dodjeljivanje na skladišne radnike ovisno o stanju određene robe i postavkama skladišta. Sama logika prikupljanja robe za isporuku, tj. komisioniranje, postavlja se ovisno o posebnim zahtjevima i specifičnostima skladišta, a sustav putem ručnih terminala omogućava navođenje skladišnih radnika od prve lokacije na kojoj se nalazi roba, pa sve do posljednje, a sve s ciljem optimizacije vremena.

Od single pickinga, tj. komisioniranja artikl po artikl, do zbirnog, eng. batch pickinga, znatno možemo utjecati na vrijeme koje skladišni radnik troši na prikupljanje robe unutar skladišta (otprilike 60% produktivnih sati).

Otpremanje robe

Zadnji korak prije izlaska robe iz skladišta podrazumijeva otpremu robe na izlaznu zonu, te pakiranje i pripremu za slanje. Kvalitetan WMS automatski kreira sve potrebne dokumente za otpremu, te u slučaju integriranosti s TMS-om (eng. Transport Management System-om) omogućava i praćenje robe nakon što ona napusti skladište sve do krajnjeg korisnika.

Cilj WMS-a je što je više moguće automatizirati procese i smanjiti papirologiju na najnižu moguću razinu, kako bi se skladište u konačnici ubrzalo.

Gore navedene značajke WMS-a odnose se na osnovne procese manipulacije robom unutar skladišta. Dakako, same po sebi za kvalitetan WMS nisu dovoljne. U nastavku donosimo značajke koje uvelike olakšavaju sam rad u skladištu te produktivnost skladišta ali i tvrtke dižu na višu razinu, te smatramo da bi ih svaki kvalitetan WMS trebao podržavati.

Analitika i izvještavanje

Za svako kvalitetno poslovno odlučivanje potrebno je imati relevantnu analitiku i izvještaje koji čine temelj za donošenje odluka. Svako kvalitetno WMS rješenje ponudit će vam različite izvještaje o temeljnim indikatorima vašeg poslovanja. Neki od značajnih izvještaja odnose se na stanje zaliha, protok robe kroz skladište, statistiku rada zaposlenika, popis slobodnih i zauzetih lokacija, pregled kretanja artikla po LOT broju, pregled sljedivosti…

Također, s obzirom na različitost poslovnih procesa od svog WMS providera trebali biste imati i mogućnost raditi nove custom izvještaje, za posebne potrebe vašeg poslovanja.

Integracije s ERP sustavima

WMS kao softversko rješenje u pravilu je samostalan sustav. Kako bi se postigla potpuna, end-to-end transparentnost poslovanja, WMS se integrira s postojećim ERP rješenjem koje se koristi. Dvosmjerna komunikacija između ERP-a i WMS-a omogućava da nalog za slaganje robe nakon obrade u WMS-u, u ERP vraća točno obrađene količine na skladištu, čime krajnji kupac dobiva dokument uz robu s ispravnim količinama. Na taj način u svakom trenutku je poznato kolike su količine određene robe na zalihama te je li potrebno naručiti novu robu kako bi se izbjegla “out-of-stock” situacija.

Kvalitetan WMS provider omogućit će integraciju sa svim većim ERP sustavima na tržištu, te također omogućiti i custom integraciju s ERP-om koji baš vi koristite.

Upravljanje radnom snagom

Ukupan trošak radne snage u skladištu čini značajan izdatak za poslovanje svakog skladišta. Kako bi se takvi troškovi optimizirali, potrebno je kvalitetno upravljati zaposlenicima uz WMS: od mogućnosti automatskog ili ručnog dodjeljivanja radnih naloga na zaposlenike, do detaljne analitike o radu svakog zaposlenika. Uz “semafor produktivnosti”, moguće je na jednostavan način u skladištu prikazati produktivnost svakog pojedinog radnika s ciljem međusobne motivacije. Za svakog zaposlenika može se prikazati količina složenih radnih naloga, složenih artikala i prosječno vrijeme slaganja naloga, poredano od najproduktivnijeg do najmanje produktivnog zaposlenika, te na taj način bolje pratiti produktivnost.

Serijalizacija i sljedivost

Sljedivost kao zakonska obveza odnosi se označavanje proizvoda putem šarže ili LOT broja artikla, kako bi se mogla pratiti kvaliteta istog proizvoda u cijelom opskrbnom lancu. Unutar WMS-a sljedivost se prati na način da se prati artikl od utrošenih sirovina, do gotovog proizvoda i krajnjeg potrošača. Sljedivost se u sustavu prati automatski, na temelju šarže ili LOT broja svakog artikla za koji je sljedivost potrebna. Na taj način, kvalitetan WMS omogućava da se za svaki artikl zna iz koje sirovine je nastao te kada mu npr. ističe rok trajanja. Ova značajka je vrlo korisna i u slučaju raznih inspekcijskih nadzora jer ćemo u svakom trenutku znati cijeli put robe, od njenog nastanka do krajnjeg korisnika.

Inventure

Inventura, kao zakonski definiran proces koji obuhvaća godišnji popis imovine, obveza i kapitala najčešće se obavlja jednom godišnje. Kvalitetan WMS poboljšava sam proces inventure, skraćuje ga, te ga olakšava skladišnim radnicima. Inventura putem ručnih terminala omogućava da se u potpunosti eliminiraju greške prilikom brojanja zaliha, a mogućnost viškova i manjkova smanji na najnižu moguću razinu. Također, osim godišnje inventure, WMS treba omogućiti i dnevnu inventuru po lokacijama, eng. cycle count, kako bi se cijelo vrijeme provjeravalo stanje određenih lokacija i roba u skladištu.

Zaključak

Osim iznad navedenih značajki, spomenuli bismo još činjenicu da je za implementaciju i održavanje WMS-a vrlo bitan partnerski odnos između pružatelja usluge i klijenta. Dodatno, bitno je da se brzo rješavaju eventualni problemi prilikom korištenja aplikacije, te da je pružatelj usluge dovoljno fleksibilan i spreman djelomično prilagoditi svoju aplikaciju posebnim procesima klijenta.

Sama činjenica postojanja navedenih značajki bez kvalitetne podrške nije dovoljna za uspješno funkcioniranje WMS-a, stoga preporučamo odabir partnera koji je dovoljno fleksibilian i brz prilikom suradnje nakon implementacije.