Mjesec: veljača 2022.

Od povijesnog vođenja skladišta pomoću papira i olovke, preko vođenja zaliha putem excel tablica, danas, uz proces digitalne transformacije i razvoj poslovnih softvera imamo cjelovita softverska rješenja koja upravljaju svim procesima i radom u skladištu.

Cijela ideja iza Warehouse Management System rješenja je poboljšanje učinkovitosti i isplativosti skladišta. U toj misiji napredni softver koristi se dodatnim uređajima poput ručnih barkod terminala, dubinskom analizom podataka, integracijom s drugim sustavima i detaljnom analitikom. Postoje brojni benefiti WMS rješenja, a mi smo izdvojili pet najznačajnijih razloga zašto investirati u jedan takav sustav.

1. Nadzor i upravljanje zalihama u realnom vremenu

Ukoliko je na pitanje “Koliko određene robe imate na stanju?” vaš odgovor, “Moram pogledati u skladištu.”, možda je vrijeme da razmislite o uvođenju WMS sustava.

Profesionalni WMS sustav poboljšava nadzor nad stanjem vaših zaliha. Naime, vi u svakom trenutku možete saznati točno stanje svakog artikla u skladištu. Smanjenje zaliha robe na stanju, poboljšanje izvršavanje narudžbi i smanjenje ukupnog potrebnog vremena od narudžbe do isporuke glavne su prednosti WMS-a.

Do njih se dolazi praćenjem svake jedinice robe u skladištu i to do najsitnijih detalja. Praćenjem putem čitača barkodova zna se tip robe, serija, točan naziv proizvoda, te točna lokacija gdje se on nalazi. Informacije se osvježavaju u realnom vremenu, što čini upravljanje zalihama skladišta mnogo bržim i učinkovitijim.

S obzirom na to da je WMS povezan s drugim business inteligence softverima poput ERP-a, on omogućuje cijeloj tvrtki uvid u stvarno stanje skladišta čime se brže može odgovoriti na potrebe klijenata, te radi čega se mogu donositi kvalitetnije poslovne odluke.

2. Poboljšana produktivnost djelatnika u skladištu

Trošak djelatnika u skladištu spada u jedan od značajnijih troškova vođenja skladišta. Bez obzira na robotizaciju i digitalnu transformaciju, djelatnici u skladištu su i dalje iznimno bitan faktor, a WMS sustav omogućit će im lakši svakodnevni rad i optimalnu iskorištenost.

WMS će omogućiti povećanje učinkovitosti djelatnika te istovremeno uz sustav kontrole kvalitete ubrzati prolazak robe kroz skladište. Analiza kretanja i učinkovitosti pojedinih djelatnika vodi djelatnike prema unaprijed zacrtanim idealnim rutama bez suvišnih koraka kako bi se smanjilo nepotrebno izgubljeno vrijeme traženja robe, a precizno vođenje zaliha u realnom vremenu smanjit će količinu izgubljenih predmeta te naručivanje viškova. Međutim, sam sustav, bez vaših detaljnih inputa ne može puno napraviti. Na primjer, analizom možemo vidjeti koja roba je visoko obrtajna, te istu staviti bliže izlaznoj zoni, radi bržeg komisioniranja i pakiranja. Također, ako se radi o zbirnom artiklu, korisno je staviti sve sastavne dijelove tog artikla u neposrednu blizinu, kako skladištar ne mora raditi nepotrebno velik broj koraka, te na taj način može uštediti svoje vrijeme. Bitno je spomenuti da je svako skladište jedinstveno, te da se prilikom implementacije uvijek uzima u obzir svaka specifičnost procesa, kako bi se produktivnost djelatnika što više poboljšala.

Sve to dovodi do brže protočnosti skladišta, veće točnosti i poboljšanja učinkovitosti skladištara i ostatka logistike tvrtke koja se oslanja na skladište.

3. Bolje korisničko iskustvo klijenata

Prigovori korisničkoj službi pogoršavaju reputaciju kompanije, a što je još gore – smanjuju prihode. Ukoliko prodaja nema uvid u točno stanje skladišta, mogući su zaostaci u isporukama. Ako u skladištu kod otpreme ne postoji kvalitetan sustav, roba se može poslati na krivu adresu, ili može otići kriva količina robe. 

Kvalitetan Warehouse Management System iskorijenit će većinu ljudskih pogrešaka i omogućiti najbolje prakse kontrole robe. Već spomenuto korištenje ručnih terminala u kombinaciji s cjelovitim softverskim rješenjem koje vođeno detaljnim podacima u realnom vremenu omogućuje poboljšanje točnosti vođenja skladišta skoro do 100%. 

Pouzdanost vođenja inventara prelit će se u odlično korisničko iskustvo i služba za korisnike neće primati pritužbe o zakašnjelim, netočnim ili nepristiglim narudžbama. Usluga i korisničko iskustvo dva su vrlo bitna elementa u dugoročnom zadržavanju klijenata.

4. Optimizacija prostora u skladištu 

WMS sustav prati tijek robe po skladištu. U svakom trenutku poznata je pozicija na polici, regalu i dijelu skladišta. Kod premještaja s pozicije, komisioniranja i bilo koje druge promjene ta se akcija bilježi čime se iznimno povećava točnost komisioniranja i inventure te se smanjuje mogućnost pogrešaka. Na taj način znamo i da se određena lokacija oslobodila, dok se druga istovremeno popunjuje.

WMS sustavi imaju opcije poput rotacije robe, pametnog odabira i komisioniranja te automatske konsolidacije kako bi se maksimizirao skladišni prostor. Uz pomoć informacija u realnom vremenu i naprednih softverski upravljanih metodologija skladištenja i prolaska robe kroz skladište, skupocjeni prostor u skladištu bit će puno bolje iskorišten. 

Uprava i ostali zainteresirani odjeli u kompaniji u isto će vrijeme imati sve potrebne informacije o iskorištenosti skladišnog prostora.

5. Integracija s ERP sustavom i povrat investicije

Kvalitetni Warehouse Management System omogućit će integraciju s postojećim Enterprise Resource Planning (ERP) rješenjem ili drugim business inteligence softverom koji koristite, pa neće biti potrebe za dodatnim koracima u integraciji dobivenih podataka iz WMS-a. Na taj način i kolege iz drugih odjela znat će u svakom trenutku stvarno stanje zaliha na stanju te će na temelju toga moći donositi kvalitetnije poslovne odluke.

S investiranjem u pravi sustav upravljanja skladištem, brzo ćete povratiti investiciju (ROI). WMS na vrlo jednostavan način pozitivno utječe na prodaju i povećanje profita. Prodavat ćete brže i točnije, a korisnici će biti zadovoljniji. U isto vrijeme skladištari robu mogu učinkovitije skladištiti, potrošiti za posao manje vremena i pri tome imati znatno manje grešaka. Sve to vodi do veće margine zarade.

Investiranje u softverski skladišni sustav

WMS je cjelovito softversko rješenje s hardverskim komponentama. Ako već i imate sustav upravljanja skladištem bitno je uočiti njegovu aktualnost i koliko je u skladu s mogućnostima koje moderni WMS podržava.

Upravljanje skladištem logistička je osnova svake ozbiljne tvrtke, a WMS je karika koja omogućuje prije svega poboljšanje točnosti i učinkovitosti. Iz toga u konačnici proizlazi bolje poslovanje na razini cijele tvrtke i lanca od proizvođača do isporuke. Učinkovito skladište direktno utječe na zadovoljstvo korisnika, a veći stupanj efikasnosti donosi i konkretne uštede, što je ključna riječ za svaku upravu kompanije.

Osim 5 glavnih razloga za investiranje, vrlo je zanimljivo shvatiti koje benefite vaše poslovanje dobiva direktno iz implementacije WMS-a.

Ako ste u aktivnoj potrazi za iskusnim WMS providerom, ili se informirate o potencijalnoj implementaciji WMS sustava, imamo nekoliko korisnih informacija za vas koje je jako dobro znati prije donošenja odluke.

Naime, danas često nije dovoljno samo kupiti najskuplji softver i očekivati da će on rješiti sve vaše probleme s kojima se susrećete. Odabir krivog softvera, te još gore, loša implementacija ili neadekvatna korisnička podrška često vode do nezadovoljstva i nemogućnosti poboljšanja poslovnih procesa.

Kako bismo vam olakšali process donošenja odluke, u ovom blogu donosimo vam 6 pitanja koja se trebate zapitati prilikom odabira WMS sustava.

1. Jeste li upoznati sa svim poslovnim procesima i specifičnostima vašeg skladišta?

Prije nego što uopće počnete tražiti WMS providera, bitno je napraviti detaljnu analizu vašeg skladišnog poslovanja i svih procesa koji se unutar skladišta događaju. Najbitnije je obratiti posebnu pozornost na sve specifičnosti baš vašeg skladišta, s obzirom da su takvi specifični procesi ono što može razlikovati jednog providera od drugog. Naime, nisu svi WMS sustavi jednako prilagodljivi, te se ne mogu svi sustavi u potpunosti prilagoditi vašim procesima. Također, detaljno dokumentirajte sve probleme s kojima se susrećete, te ih otvoreno prezentirajte potencijalnom pružatelju WMS-a, te pratite njihovu reakciju i odgovore na pitanja.

2. Ima li WMS provider operativno iskustvo u implementacijama?

Probajte pronaći WMS providera koji ima operativno iskustvo u skladišnim procesima. Razvojni inženjeri softvera često ne mogu samostalno u potpunosti shvatiti sve procese koji se događaju u “živom” skladištu, te je potrebno da vaš provider ima i ljudstvo s operativnim znanjem o skladišnim procesima. Na taj način, u dobitnoj kombinaciji razvojnih inženjera i ljudi s iskustvom u skladišnim procesima, stvara se sustav koji praktično rješava većinu vaših problema i olakšava rad vašim zaposlenicima u skladištu.

3. Može li se WMS sustav prilagođavati?

Kao što smo ranije napomenuli, WMS sustav mora biti prilagodljiv kako bi u potpunosti obuhvatio sve specifičnosti vaših skladišnih procesa. Savjetujemo da birate providera koji će moći prilagoditi ili nadograditi svoj sustav kako bi se u potpunosti prilagodio vašim procesima.

Savjet: Birajte providera koji ima klijente u području 3PL (Third Party Logistics), s obzirom da takve kompanije moraju imati vrlo širok raspon opcija u sustavu s obzirom da ne znaju kakve zahtjeve će imati klijent za kojeg će sljedeće skladištiti robu.

4. Koliko jednostavno se može WMS integrirati s vašim postojećim sustavima?

Ovo pitanje je vrlo bitno radi integracije s vašim postojećim ERP sustavom. Kvalitetni WMS provideri već imaju unaprijed razrađene konektore za najpoznatije ERP sustave na tržištu (npr. SAP, 4D Wand, Pantheon, itd.), te im ne treba puno vremena za povezivanje s vašim ERP-om. Također, ukoliko je potencijalni provider već povezan s nekim od većih ERP providera dokazuje da je već uspješno odradio integraciju s drugim većim klijentima.

Napomena: neka ERP rješenja imaju i skladišni modul unutar svog rješenja, međutim, bitno je spomenuti da takvo rješenje nema ni približno funkcionalnosti kao samostalan WMS sustav. Savjetujemo da potražite WMS providera koji se specijalizirao u WMS-u, te ERP providera koji se bavi resource planningom.

5. Na koji način WMS provider pruža podršku nakon implementacije?

Podrška kod WMS sustava nije samo krucijalna tijekom same implementacije. Nakon što se WMS implementira, skladište kao takvo postane “živo”, te se svi potencijalni problem trebaju rješavati u što kraćem roku. Upravo radi toga, korisnička podrška mora biti promptna i točna a problem otklonjen sa što manje čekanja. Prilikom odabira, otvoreno pitajte svog providera o korisničkoj podršci.

6. Je li WMS provider samo pružatelj usluge ili i partner? 

Ovo pitanje je samo po sebi jasno jer naravno da ne želite nekoga tko će vam samo prodati softver. Bitno je pronaći partnera kojem je krajnji cilj poboljšanje vaših internih procesa i vašeg poslovanja, i koji će vam biti dostupan za sve probleme ili potencijalne nadogradnje sustava.

Nadamo se da smo vam kroz ova pitanja pomogli pri donošenju odluke o odabiru providera WMS sustava, a ako trebate više informacija, nastavite s čitanjem našeg sljedećeg članka, na temu glavnih značajki (feature-a) koje svaki WMS treba imati.

Kako se bliži kraj poslovne ili kalendarske godine, počinje se spominjati i projekt godišnje inventure. S obzirom na zakonsku obvezu, inventura se mora odraditi minimalno jednom godišnje, a poznato je da i sami skladišni radnici ali i uprava taj projekt često ne odrađuju sa zadovoljstvom.

Međutim, inventura uopće ne mora biti kaotična ili stresna za radnike i tvrtku. Ona je zapravo odraz cjelogodišnjeg upravljanja skladištem, robom, zalihama i ostalom imovinom koja pripada završnom izvještaju, te kao takva ima mnoge benefite za uspješno vođenje tvrtke. Kako bi se sam proces olakšao, postoje specijalizirani softveri za upravljanje i automatizaciju procesa u skladištu, no prije nego se dotaknemo svih prednosti takvog softvera, trebamo detaljnije definirati što je to točno inventura i kada se i zašto provodi.

Što je inventura?

Inventura je zakonski definiran proces koji obuhvaća godišnji popis imovine, obveza i kapitala a provodi se kako bi se uskladilo knjigovodstveno stanje sa stvarnim stanjem sve tvrtkine imovine i obveza.

Sam proces inventure u pogledu skladišnog poslovanja odnosi se na brojanje količina zaliha u skladištu te provjeru njihovog stanja.

Naime, cilj inventure je prebrojati svaki artikl u skladištu kako bi se utvrdio manjak ili višak stanja u odnosu na knjigovodstvene brojke, te u konačnici ustvrdio inventurni višak ili manjak stanja.

U Hrvatskoj, inventura je propisana kao zakonska obveza, te je definirana Zakonom o računovodstvu, Zakonu o porezu na dobit i Općem poreznom zakonu. 

Vrijeme provođenja i vrste inventure

Iako Zakon jasno ne definira točan datum provođenja inventure, tvrtke su dužne provesti taj proces najkasnije s krajem poslovne godine kada je potrebno popisati imovinu i uskladiti taj popis s knjigovodstvenim stanjem. Prema našim iskustvima, godišnja inventura se u većini slučajeva obavlja krajem godine, prije 31.12. tekuće godine i prije otvaranja nove poslovne godine, kako bi se u novu godinu krenulo s „čistim“ stanjem. Inventura je također obveza i kod promjene statusa tvrtke poput likvidacija i stečaja ali mi ćemo se ovdje fokusirati na inventuru u redovitom poslovanju.

Kada govorimo o vrstama inventure, najčešće se provodi već spomenuta redovita inventura – krajem poslovne godine gdje je predmet popisa cjelokupna imovina i obveze tvrtke. Izvanredna inventura se pak provodi kod izvanrednih promjena, poput prodaje, stečaja ili likvidacije kompanije, ili prilikom posebnih zahtjeva za izvanrednim popisom imovine unutar tvrtke. Treća vrsta inventure vodi se u tvrtkama koje imaju skladišta s velikim prometom i velikim količinama robe, a radi kontinuiranog provođenja, dobila je i takav naziv – kontinuirana inventura, eng. Cycle count.

Izazovi inventure

Što se smatra precizno vođenim skladištem? Cilj svakog uređenog skladišta je imati preko 97% točnosti robe koja je na stanju. U velikoj većini slučaja, situacija nije takva, te inventura pokaže višak ili manjak stvarnog stanja zaliha.

Do viškova ili manjkova uglavnom dolazi zbog ljudske pogreške u skladištu, nepravovremenog evidentiranja robe, ali i radi isteka roka trajanja, slučajnog uništenja robe i sličnih razloga.

Ukoliko se inventura provodi ručno, s ispisanim inventurnim listama, ona može biti dugotrajan proces koji je zbog ljudskog faktora izrazito sklon greškama. Tvrtke koje se oslanjaju na ručno popisivanje, excel tablice i pristupaju inventuri bez sustava, moraju prebrojavati cijele palete robe, sa svakim pojedinim proizvodom koji se nalazi na pojedinim transportnim jedinicama. Na taj način se nepotrebno produljuje proces bilježenja te se povećava mogućnost pogreške. Također, u takvoj situaciji potrebno je i povećati radnu snagu kroz dodatno privremeno zapošljavanje novih zaposlenika, što znatno može utjecati na troškove, a što u trenutnoj situaciji s manjkom radne snage nikako nije prihvatljivo. Dodatno, bez softverskog sustava, skladišta nemaju striktno definirane lokacije robe i samo pretraživanje je produljeno.

Kako smanjiti pogreške u inventuri pomoću WMS-a?

Postoje različiti savjeti kako načelno provoditi inventuru i smanjiti broj pogrešaka i cijeli proces olakšati svim sudionicima. Ako ste već odradili koju godišnju inventuru, vjerojatno ste s nekima već i upoznati. Mi ćemo se ovdje fokusirati na benefite koje možete dobiti koristeći softversko rješenje Warehouse Management System koji zbog svoje automatizacije skladišnih procesa iznimno olakšava proces.

Ako se pitate kako krenuti s inventurom i kakvi su savjeti za njeno uspješno provođenje, stručnjaci se slažu da je krucijalna dobra i kvalitetna priprema koja olakšava proces, a ona se može napraviti kvalitetnim označavanjem, jasnim uputama i inventurnim listama, sve opcijama koje WMS automatski nudi. 

Warehouse Management System i njegova produljena ruka u vidu barkod terminala donose nekoliko benefita koji će poboljšati preciznost vođenja skladišta i olakšati inventuru.

Proces praćenja artikla počinje njegovim ulaskom u skladište pri čemu djelatnik sa skenerom očita proizvod. Potom se to očitanje nastavlja svakom promjenom stanja poput premještaja, komisioniranja, pakiranja i svih drugih mijenjanja statusa robe. Ti statusi i zapisi o svakom koraku artikla u skladištu direktno se bilježe u WMS-u, pa svi korisnici WMS-a u skladištu u svakom trenutku znaju točnu lokaciju i stanje robe. Tako nastaje kvalitetna priprema i temelj za samu inventuru.

Ne samo da je putem WMS-a moguće zbog takvog načina praćenja dobiti iznimno precizan uvid u stanje zaliha, nego se Warehouse Management System lako integrira s postojećim ERP sustavom kompanije, pa je stanje skladišta moguće vidjeti na svim razinama kompanije.

Brža i preciznija inventura

WMS omogućuje da se automatski generiraju izvještaji o stanju na skladištu, pa je teoretski moguće brze inventure imati na tjednoj, ili čak dnevnoj bazi. Kada se radi o sveobuhvatnoj godišnjoj inventuri, napredni softverski sustav za upravljanje procesima u skladištu omogućuje lakše brojanje artikala. Djelatnici imaju precizan uvid u stanje i lokaciju robe na skladištu, pa je proces inventure ubrzan, a ponovno skeniranje olakšava i smanjuje potencijal za pogreške. Također, djelatnici su prilikom popisivanja artikala navođeni ručnim terminalima, po logičnom slijedu lokacija u skladištu, te se na taj način minimiziraju pogreške. Ako imate neotvorene palete i zapakirane proizvode, jednostavnim skenom barkoda moguće je „prebrojati“ veliku količinu proizvoda iznimno brzo.

Kontinuirano automatizirano vođenje skladišta odlična je osnova i priprema za inventuru. Poznato je na kojoj se lokaciji unutar skladišta nalazi roba, koliko je ima i ostali statusi samog artikla. WMS sustav može pripremiti izrazito točne inventurne liste, a zbog prirode stalnog praćenja stanja, sam proces inventure će biti brži i točniji.

Kao posljedica korištenja WMS-a, smanjit će se inventurni višak i manjak. Oni su i dalje mogući, jer i dalje unutar kompanije značajnu ulogu imaju ljudi, a pogreške se događaju. Ipak, uz WMS one su minimizirane. Isto kao što Warehouse Management System donosi veću efikasnost i uštede u svakodnevnom poslovanju, tako i ubrzava proces inventure koji je uz to mnogo precizniji. Koje sve benefite možete očekivati nakon implementacije WMS-a, saznajte na sljedećem linku.